Grupa LUX MED
Case Study
Dynamiczny rozwój Grupy spowodował pojawienie się problemów, które wymagały nowych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych.
Kategoria rozwiązania
Grupa LUX MED jest liderem na rynku prywatnych usług medycznych w Polsce. W skład grupy wchodzi 173 placówki własne i przyzakładowe. Z Grupą współpracuje też ponad 1600 poradni medycznych w całej Polsce. Grupa LUX MED oferuje kompleksową opiekę medyczną - ambulatoryjną i diagnostyczną, a pod jej opieką znajduje się ponad 1 600 000 pacjentów. Z usług Grupy korzystają Klienci korporacyjni i indywidualni wykupujący pakiety lub korzystający z pojedynczych wizyt. Firma współpracuje też z firmami ubezpieczeniowymi oraz NFZ.
Dynamiczny rozwój Grupy spowodował pojawienie się problemów, które wymagały nowych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych. Istniejący system raportowania finansowego oparty był o arkusze MS Excel, a podstawowym medium w procesie komunikacyjnym była poczta elektroniczna. Dużym wyzwaniem była niezwykle złożona struktura odpowiedzialności, trudności z koordynacją i kontrolą procesów.
Wyzwanie
Celem projektu było stworzenie jednorodnego systemu wykorzystywanego przez Departament Planowania i Controlingu do obsługi procesów budżetowania i raportowania realizacji budżetu w Grupie LUX MED , które bazując na centralnej bazie danych miało:
- ograniczyć nakład pracy związanej z organizacja i koordynacja procesów,
- poprawić komunikacje pomiędzy dostarczycielami informacji a administratorami procesu,
- poprawić jakość i spójność procesów poprzez zachowanie jednolitych słowników danych,
- zmniejszyć ryzyko występowania błędów ludzkich (nieprawidłowe dane, nieprawidłowe odwołania).
Jedną z kluczowych innowacji w nowym procesie budżetowym miało być wykorzystanie wskaźników historycznych do wyznaczenia kosztów medycznych. Zrezygnowano z wartości podawanych ekspercko przez dyrektorów centrów medycznych na rzecz budżetowania w oparciu o ilość usług oraz koszt jednostkowy.
Celem tej operacji było lepsze powiązanie w procedurze budżetowej przychodów i kosztów. Wykorzystanie tej techniki wymagało przejścia od liczby obsługiwanych pacjentów (podstawowa wartość decydująca o wielkości przychodów) do liczby usług w podziale na specjalizacje i centra medyczne. Ilość niezbędnych obliczeń przekraczała możliwości arkuszy kalkulacyjnych.
Rozwiązanie
W wyniku analizy dostawców i oferowanych rozwiązań LUX MED zdecydował się na współpracę Cogit oraz wdrożenie systemu w oparciu o platformę Infor.
Za wyborem tym przemówiło spełnienie większości wymagań, w tym dostępność kluczowych funkcjonalności, nie obsługiwanych w pełni przez pozostałe systemy:
- elastyczność proponowanego rozwiązania – niezwykle istotna przy tej złożoności biznesu i wielu wyjątkach w modelu budżetowym i raportowym,
- możliwość przełączania się pomiędzy różnymi raportami lub formatkami (np. możliwość przejścia z dowolnego miejsca w P&L do formatki do zawiązywania rezerw),
- funkcja drill-down pozwalająca na oglądanie wyników od poziomu P&L Total poprzez brandy, regiony, MPK aż do poszczególnych transakcji – z tego samego poziomu aplikacji,
- możliwość dowolnego modelowania procesu akceptacji w ramach modelu budżetowego oraz łatwość śledzenia zaawansowania prac nad budżetem.
Prace związane z implementacją modułu Controllingu Finansowego zostały podzielone na dwa zasadnicze podetapy. Terminem krytycznym dla powodzenia całego przedsięwzięcia był początek września, na kiedy to zaplanowano rozpoczęcie kolejnego procesu budżetowego. Budowa systemu budżetowego trwała w sumie 9 tygodni. W tym czasie powstało rozwiązanie pokrywające kluczowe potrzeby Grupy. Zespół projektowy LUX MED aktywnie włączył się w prace projektowe. Pracownicy Działu Controllingu współuczestniczyli w modelowaniu słowników systemu (np. struktura MPK), tworzeniu i dostosowywaniu formatek budżetowych czy definiowaniu uprawnień użytkowników.
W tle głównego projektu zrealizowano integrację systemów księgowych, niezbędną po połączeniu spółek w Grupę. Spójna baza danych księgowych stanowi fundament dla docelowych raportów finansowych dostępnych poprzez system. Raporty finansowe odwołują się automatycznie do budżetu stworzonego uprzednio w systemie.
Rezultaty
Wdrożenie systemu pozwoliło na efektywną realizację wszystkich procesów Controllingu w nowej strukturze Grupy LUX MED. Wszystkie cele projektowe zostały osiągnięte. Jakość i terminowość budżetów i raportów finansowych jest satysfakcjonująca dla wszystkich zainteresowanych.
Wdrożone rozwiązanie wniosło też nową jakość do comiesięcznego procesu raportowania finansowego.
Podstawę do określenia wyniku finansowego stanowią dane zgromadzone w systemie
księgowym. Prezentacja wyników właścicielowi poprzedzona jest jednak przeglądem danych realizowanym z dyrektorami poszczególnych ośrodków odpowiedzialności. Właściciele budżetów cząstkowych otrzymują szczegółowy rachunek wyników; dodatkowo dla każdej wartości na raporcie możliwe jest wyświetlenie pełnej listy zapisów księgowych składających się na daną pozycję.
Zgromadzenie wszystkich danych w scentralizowanym systemie ograniczyło nakład pracy związany z przygotowaniem niestandardowych raportów zamawianych w trybie pilnym przez zarząd i prowadzeniem analiz w trybie ad hoc. Obróbka danych za pomocą formuł, arkuszy powiązanych czy makr nie jest już konieczna – w jej miejsce wystarczyło zdefiniowanie odpowiedniego układ raportu, bądź zmiana parametrów już istniejącego.
