Leroy Merlin Polska

W ramach projektu wdrożono kompleksowy, centralnie zarządzany system wspomagający pracę controllingu w obszarach planowania finansowego, budżetowania, analiz i raportowania.

Kategoria rozwiązania

• Budżetowanie
• Raportowanie

Leroy Merlin to sieć sklepów budowlano-dekoratorskich, która rozpoczęła działalność w 1923 roku we Francji. Od 2006 roku firma należy do Grupy ADEO, jednego z liderów segmentu DIY, a w Polsce firma obecna jest od 1994 roku. Pod marką Leroy Merlin funkcjonuje 52 wielkopowierzchniowe hipermarkety, zlokalizowane niemal w każdym województwie.

Controlling w Leroy Merlin jest prowadzony na bardzo szczegółowym poziomie, a bazowanie na arkuszach Excel nie było efektywne – pojawiały się typowe dla rozwiązań opartych o Excel błędy, a zarządzanie procesem było bardzo pracochłonne.

Wyzwanie

"Mnogość arkuszy, różne wersje, niespójne dane i czas jaki spędza się nad procesem zbierania i agregacji danych sprawiały, że zamiast koncentrować się na analizie i wnioskowaniu w głównej mierze skupialiśmy się na zarządzaniu danymi i wykrywaniu przypadkowych błędów. Przyszedł czas na ostateczne rozwiązanie tych problemów. Zdecydowaliśmy się na budowę całego systemu do budżetowania i zrobiliśmy to wspólnie z Cogit." – Aleksandra Wróbel, specjalista ds. procesów finansowych, Leroy Merlin Polska.

Podstawowe funkcje, które miał spełniać nowy system zamknęły się w następujących punktach:

• uszczegółowienie dotychczasowego sposobu raportowania i budżetowania,
• szybką oraz bezpieczną pracę z danymi finansowymi (wyeliminowanie pracochłonnych i podatnych na błędy rozwiązań bazujących na arkuszach kalkulacyjnych),
• generowanie spójnych danych bez potrzeby ich późniejszej transformacji do odpowiednich formatów,
• zapewnienie integralności biznesowej budżetów i raportowania finansowego,
• dokładne monitorowanie rezultatów biznesowych na każdym poziomie organizacyjnym,
• prowadzenie szybkich, efektywnych analiz wielowymiarowych, w tym porównań różnych wersji budżetów i wykonania.

Rozwiązanie

W wyniku analizy i przeglądu rozwiązań rynkowych zdecydowano się na wdrożenie systemu Infor d/EPM (Infor Dynamic Enterprise Performance Management), które wpisywało się w wymagania Leroy Merlin i dawało możliwość elastycznego rozwoju na przyszłość.

Wdrożenie zakładało stworzenie w pełni zoptymalizowanej wersji oprogramowania, dostosowanej do potrzeb przedstawicieli dyrekcji finansowej oraz kontrolerów zarządzania poszczególnych sklepów i pozostałych jednostek.

Kluczowy z perspektywy Klienta był czas – wdrożenie systemu musiało umożliwić przeprowadzenie pełnego procesu planistycznego już w tym samym roku.

Budowa Hurtowni Danych
W pierwszym kroku została przygotowana uniwersalna, otwarta struktura Hurtowni Danych, która realizuje procesy pozyskiwania i przetwarzania danych dla potrzeb procesów raportowo-budżetowych.
Konstrukcja obszaru Hurtowni Danych zakłada jej rozwój (możliwe jest dodawanie źródeł danych, ścieżek Source-to-Target oraz nowych Data Martów). Dzięki zastosowaniu warstw architektonicznych możliwe jest uniezależnienie poszczególnych etapów ładowania i przetwarzania danych, a obsługa całości staje się dużo prostsza.
Procesy realizowane przez Hurtownię Danych są uruchamiane, parametryzowane i kontrolowane poprzez uniwersalne raporty utworzone w systemie Infor d/EPM. Rozszerzanie Hurtowni Danych o nowe procesy nie powoduje konieczności modyfikacji ekranów obsługi procesów.

Wdrożenie prototypu
Kolejnym krokiem projektu było wdrożenie prototypu systemu oraz jego integracja z współpracującymi systemami (poprzez opracowany obszar Hurtowni Danych). Zadaniem prototypu było jak najlepsze dopasowanie systemu do wymagań i specyfiki procesów planowania.
Przyjęto zwinną metodę realizacji prac nad prototypem (metodyka AGILE). Po zamodelowaniu podstawowych wymagań (w formie zdeterminowanej przez dotychczas obowiązujące narzędzia) prowadzono kolejne cykle spotkań i modyfikacji prototypu. Celem każdego kolejnego etapu prac było wdrażanie kolejnych funkcjonalności - z naciskiem na najważniejsze cechy systemu Infor d/EPM.

Budowa aplikacji
W efekcie prac nad prototypem powstała spójna koncepcja modelu controllingowego opartego o aplikację Infor d/EPM. Aplikacja składa się z następujących obszarów:

• Model Centralny - służący do przewidywania zamknięcia miesiąca, roku oraz tworzenia założeń na przyszły rok. Uwzględniający mniejszą szczegółowość danych. Agregujący bardziej szczegółowe wyniki z pozostałych modeli.
• Model do planowania Obrotów, Marży i Zapasu - model umożliwiający planowanie na bardzo szczegółowym poziomie następujących elementów: obroty, marża i zapas. Dane planowane w tym modelu automatycznie zasilają odpowiednie pozycje w Modelu Centralnym.
• Model Reklamy - zarządzany centralnie, pozwalający controllingowi gromadzić oczekiwania wydatków na reklamę poszczególnych sklepów oraz monitorować rozdzielanie budżetów.
• Model Środków Trwałych – służący do symulacji amortyzacji środków trwałych na podstawie zaimportowanych danych.
• Model Kosztów Personalnych – służący do planowania kosztów wynagrodzeń i ilości etatów przy jednoczesnej kontroli utrzymania produktywności. Planowanie prowadzone jest na poziomie każdego pracownika, zaś wybrane pozycje kosztowe są opracowywane na poziomie sklepu lub stanowiska.

Przekazanie kompetencji
Równolegle do uruchamiania kolejnych części systemu, pracownicy Klienta byli przeszkalani i przygotowywani do przejęcia obsługi aplikacji. Oprócz funkcjonalności biznesowych, dział Controllingu przejął także kompetencje w zakresie cyklicznych czynności utrzymaniowych.

Wdrożenie zakończyła sesja warsztatów przeznaczona dla użytkowników i administratorów systemu. Zaangażowanie działów biznesowych już na etapie koncepcji pozwoliło na bardzo szybkie przekazanie systemu jego użytkownikom.

„Wdrożenie systemu do controllingu może przynieść korzyści tylko wtedy, gdy opiera się na partnerskiej współpracy i zrozumieniu potrzeb. Celem wdrożenia w obszarze controllingu nie jest wykorzystanie konkretnej technologii informatycznej, a skuteczna zamiana danych w pożyteczne informacje biznesowe dostosowane do grup odbiorców. Współpraca z firmą, która jasno określa swoje cele, - tak jak Leroy Merlin Polska - to gwarancja sukcesu projektu.” - Jakub Cichocki, Dyrektor Konsultingu Cogit.

Rezultaty

Cogit zaimplementował wieloetapowy proces budżetowania i raportowania w Leroy Merlin w zaledwie 6 miesięcy. Tak szybkie tempo prac pozwoliło na wykorzystanie systemu w procesie budżetowania już w tym samym roku.

Dzięki wdrożeniu organizacja z większą dokładnością planuje oraz prognozuje swoje działania, a zarządzanie procesami budżetowania odbywa się w sposób przejrzysty i przewidywalny.

Większość czynności, których wykonanie nie było możliwe bez angażowania zasobów IT, aktualnie jest wykonywane z poziomu działów biznesowych. Dużą wartością rozwiązania jest też jego zindywidualizowanie pod konkretne osoby czy grupy odbiorców. W zależności od preferencji użytkownika, system daje możliwość pracy w przeglądarce, dedykowanej aplikacji, czy pracy nad budżetami w matrycach Excel.