PKO Bank Polski

Skala skomplikowania, rozbudowana struktura, szerokie wymagania biznesowe, a przede wszystkim napięty harmonogram podporządkowany procesowi planistycznemu na 2016 rok, sprawiał, że skala wyzwania stawianych przed projektem, jak i oczekiwane efekty biznesowe były bardzo duże. Wiedzieliśmy jednak, że możemy polegać na naszym zespole i doświadczonym partnerze jakim jest niewątpliwie Cogit. - Anna Oleksów - Kierownik Zespołu PKO Bank Polski

Kategoria rozwiązania

• Controlling

Grupa Kapitałowa PKO Banku Polskiego należy do największych instytucji finansowych w Polsce, a także jest jedną z wiodących grup finansowych Europy Środkowo-Wschodniej. PKO BP to niekwestionowany lider polskiego sektora bankowego zarówno pod względem skali działania, kapitałów własnych, aktywów, liczby klientów, jak i rozległości sieci dystrybucji.

Wyzwanie

Posiadane przez Bank rozwiązanie nie spełniało już dynamicznie rosnących potrzeb. Bank musiał podjąć decyzję czy rozbudowywać aktualny system, czy wykorzystując zdobyte doświadczenia, wdrożyć nowe rozwiązanie dopasowane do nowych oczekiwań. Po przeprowadzonej analizie uznano, że efektywniejszym rozwiązaniem będzie wymiana systemu na nowy.

W związku ze wzrostem zapotrzebowania na szybsze i bardziej intuicyjne generowanie dokładniejszej oraz bardziej rozbudowanej informacji zarządczej, Bank zaplanował wdrożenie nowego systemu informatycznego, rozbudowanego o dodatkowe możliwości analizy różnych wariantów i scenariuszy planów.

Proces budżetowania Banku wymagał implementacji skomplikowanych, a zarazem wydajnych kalkulacji wyniku odsetkowego, amortyzacji kosztów oraz pozycji raportowych Rachunku Wyników i Bilansu.

Bank chciał także zintegrować niezależne moduły do wyliczania kosztów z modułem przychodów i wyniku odsetkowego przy zachowaniu możliwości obsługi dużej zmienności struktury organizacyjnej.

Rozwiązanie

Mimo długoletniej współpracy z PKO Bank Polski, posiadaniu wiedzy odnośnie potrzeb i oczekiwań Banku, projekt rozpoczęła szczegółowa analiza przedwdrożeniowa, która w połączeniu z pełnym profesjonalizmem i zaangażowaniem Klienta przebiegała bardzo sprawnie.

System umieszczony został na nowoczesnej 64-bitowej architekturze, usytuowanej na trzech środowiskach: deweloperskim, testowym i produkcyjnym.

„W Cogit podchodzimy do każdego przypadku indywidualnie, starając się trafiać w sedno potrzeb naszych Klientów. Jesteśmy pewni swoich kompetencji oraz przygotowywanych indywidualnie rozwiązań, co pozwala nam budować z Klientami długotrwałe, oparte na zaufaniu relacje.” - Marek Łatuszko, project manager Cogit.

Istotnym założeniem wdrożenia było uzyskanie funkcjonalności pozwalających na przeprowadzenie pełnego procesu planistycznego na roku 2016, dlatego każdy z początkowych etapów prac kończył się produkcyjnym oddaniem kompletnych modułów systemu.

Etap pierwszy
Celem pierwszego etapu było przygotowanie systemu do przeprowadzenia pełnego procesu planistycznego Banku w roku 2016. System stanowiły 4 podstawowe modele budżetowe: projektowy, kosztowy, centralny (raportowy Banku), i SGKB (raportowy Grupy Kapitałowej PKO).

Model projektowy
Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów projektów (bezpośrednich
i amortyzacji) w podziale na pojedyncze projekty, zagregowane pozycje kosztowe, waluty oraz jednostki.

Model kosztowy
Służy do wprowadzania, wyliczania i prezentacji kosztów Banku (bezpośrednich
i nośnikowanych) w podziale na pozycje kosztowe, kategorie kosztowe, waluty
i jednostki organizacyjne (w tym departamenty centrali). Model wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu projektowego.

Model centralny
Służy do wyliczania szczegółowego wyniku odsetkowego starej i nowej sprzedaży (po produktach i walutach), prowizji, rezerw, odpisów oraz shadow-accountingu. Model centralny wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi z modelu kosztowego. Ponadto w modelu tym odbywa się prezentacja finalnych raportów Banku: Bilansu i Rachunku Wyników w podziale na piony i jednostki profit-center.

Model SGKB
Służy do wprowadzania danych pozostałych Spółek Grupy Kapitałowej Banku oraz raportowania planu i wykonania całej Grupy PKO Banku Polskiego. Model SGKB wyposażony jest w mechanizm zasilania zagregowanymi danymi PKO BP z modelu centralnego. W modelu tym Spółki Grupy PKO Banku Polskiego planują swoje koszty, Bilans i Rachunek Wyników.

W ramach prac I etapu zainstalowano i skonfigurowano system na nowych środowiskach, zbudowano modele budżetowe Banku wraz z mechanizmem wymiany danych między nimi oraz nadano uprawnienia użytkownikom. Przeprowadzono także szkolenia z obsługi nowego systemu dla grupy około 150 użytkowników końcowych (pracowników Banku) oraz szkolenia administracyjne dla administratorów biznesowych systemu z Departamentu Planowania i Kontrolingu.

Etap drugi
W kolejnym kroku rozbudowano system o model kaskady kosztów. Równocześnie świadczone było wsparcie systemu podczas sesji budżetowej prowadzonej z użyciem modeli wdrożonych w poprzednim etapie.

Model Kaskady Kosztów
Służy do szczegółowego prognozowania kosztów kwartalnych na poziomie wszystkich jednostek Banku (w tym poszczególnych oddziałów detalicznych i korporacyjnych).

Model realizuje kilkuetapowy proces weryfikacji i korekt danych prognozy przez użytkowników na szczeblu centralnym (dysponenci i kontrolerzy kosztów) oraz regionalnym.
W ramach prac nad modelem kaskady nastąpiło uspójnienie struktury organizacyjnej i struktury kont kosztowych między modelami kosztowym, projektowym i kaskady.

„Główna część systemu, pozwalająca na przeprowadzenie procesu planistycznego, została zbudowana, dostosowana do wymogów planowania na rok 2016 i wdrożona produkcyjnie w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prac. Biorąc pod uwagę skalę projektu, jest to wynik spektakularny, z drugiej jednak strony zgodny z założeniami projektowymi. W znacznej mierze jest to skutek wysokiego zaangażowania pracowników Banku oraz zastosowania usystematyzowanego podejścia do pracy.” - Rafał Kokorzycki, główny analityk, Cogit

W ramach trzeciego etapu wdrożone zostały funkcje automatyzujące prace administratorów biznesowych.

Rezultaty

Cogit zaimplementował wieloetapowy proces budżetowania i prognozowania Banku PKO BP oraz w całej Grupie Kapitałowej PKO w zaledwie 6 miesięcy, a z jego funkcjonalności korzysta około 200 pracowników. Wdrożony system usprawnia proces budżetowania, prognozowania i monitorowania wykonania planu PKO Banku Polskiego oraz Grupy Kapitałowej PKO.

Usprawnienie wymienionych procesów było możliwe m.in. dzięki:
• poprawie algorytmów obliczeniowych modeli,
• optymalizacji wydajności modelu poprzez wdrożenie nowego rozwiązania,
• kalkulacji częściowych wyników dla poszczególnych pionów,
• kalkulacji i analizie różnych wersji scenariuszy parametrów oraz wyników,
• konstrukcji całości budżetu Banku z różnych scenariuszy częściowych.