#4 czynniki wyboru systemu Performance Management

– czyli co zyskujesz i na co zwrócić uwagę?

Informacja, informacja i jeszcze raz informacja to klucz do podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Szukając narzędzia informatycznego, które pomogłoby firmie wiedzieć „więcej” oraz szybciej warto pamiętać o kilku czynnikach:

Czerp siłę z wnętrza

Lęk przed zmianą czy brak innowacyjności zwykle nie wpływają korzystnie na biznes. Mowa tu przede wszystkim o usprawnieniach wewnętrznych w organizacji. Każda firma posiada ogromny zasób wiedzy, który odpowiednio zarządzany pozwala maksymalizować przewagę konkurencyjną. Dzięki wykorzystaniu rozwiązania klasy Performance Management zyskuje cała organizacja. Rolą systemu jest bowiem nie tylko prezentacja informacji, ale także wsparcie wybranych procesów decyzyjnych w przedsiębiorstwie. We wzorcowym obszarze zainteresowania tego typu rozwiązań znajdują się planowanie, budżetowanie, monitorowanie efektywności na wszystkich szczeblach zarządzania czy konsolidacja finansowa.

Dostępność ponad wszystko

Dostęp do systemu Performance Management (dokładniej warstwy prezentacji) można uzyskać na jeden z trzech sposobów: poprzez przeglądarkę internetową, pakiet MS Office (w zdecydowanej większości przypadków jest to Excel) bądź za pomocą dedykowanej aplikacji. Powszechną praktyką jest minimalizowanie wymagań stawianych przed stacjami roboczymi użytkowników. Zdecydować się na dobrą zmianę wewnętrzną i skorzystać z rozwiązania może zatem także przedsiębiorstwo nie posiadające najnowszego hardware’u lub rozbudowanego działu IT. Wdrożenia może dokonać firma zewnętrzna, która następnie powinna przetransferować wiedzę na temat korzystania z systemu oraz jego rozwoju organizacji. Należy przy tym zwrócić uwagę, czy dostawca rozwiązań IT oferuje firmie standardowy produkt czy też przedstawia możliwości jego dopasowania do indywidualnych potrzeb Klienta.

Właściwa komunikacja = pełne zrozumienie

Jedną z kluczowych funkcjonalności systemów klasy Performance Management jest, podobnie jak w przypadku rozwiązań Business Intelligence, udostępnianie informacji użytkownikom. Prezentacja danych odbywa się za pomocą raportów oraz kokpitów menedżerskich. Składają się one między innymi z tabel, wykresów oraz innych form wizualizacji. Należy przy tym zaznaczyć, że administrator systemu ma możliwość nadawania określonym grupom użytkowników odmiennych uprawnień. I tak dla przykładu regionalny kierownik działu produkcji będzie mieć dostęp wyłącznie do danych produkcyjnych swojego zakładu czy regionu, a kontroler, odpowiadający za całą firmę będzie analizował wszystkie dane. Użytkownicy Ci będą mogli jednak pracować wspólnie na przykład przy zatwierdzaniu planu produkcji zakładu czy przyszłych planów inwestycyjnych.

Praca w bezpiecznym oraz poukładanym środowisku

Bezpieczeństwo poufnych danych to temat, któremu jako osoby prywatne poświęcamy wiele uwagi. Chronimy prywatność własną oraz bliskich. Jednak musimy zdawać sobie sprawę, że brak odpowiedniego zabezpieczenia danych firmowych może wiązać się ze zdecydowanie większymi negatywnymi konsekwencjami. Takie informacje zdecydowanie częściej są także celem ataków cyberprzestępców. Dane w przypadku rozwiązań Performance Management przechowywane są w centralnym systemie, do którego każdorazowy dostęp wymaga osobnej autoryzacji. Użytkownicy uzyskują także uprawnienia pozwalające im na dostęp wyłącznie do niezbędnych z ich perspektywy danych. Na drugim biegunie zależy postawić sytuację, w której w firmie pracuje się na niezabezpieczonych w jakikolwiek sposób plikach Excel.

Polecane oprogramowanie Performance Management:
– Infor Dynamic Enterprise Performance Management (d/EPM),
– Oracle EPM.