Compliance – co to jest i jak wygląda wdrożenie w firmie?

Compliance, znane również jako zarządzanie zgodnością, to proces zapewniania, że organizacje działają zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, regulacjami, standardami branżowymi oraz wewnętrznymi politykami i procedurami.

Czym jest compliance?

Compliance oznacza przestrzeganie przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji w celu zapewnienia, że działalność organizacji jest zgodna z obowiązującymi normami. 

W praktyce compliance w firmie obejmuje szereg działań mających na celu monitorowanie, kontrolowanie i zapobieganie nieprawidłowościom oraz nadużyciom.

Obszary ryzyka compliance

Obszary ryzyka compliance obejmują szeroki zakres zagadnień, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie organizacji. Do najważniejszych zagadnień obejmujących ryzyka compliance należą:

• Ryzyko prawne: związane z nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa;
• Ryzyko finansowe: wynikające z potencjalnych kar finansowych za naruszenie regulacji;
• Ryzyko operacyjne: dotyczące wewnętrznych procesów i procedur;
• Ryzyko reputacyjne: związane z utratą zaufania klientów, partnerów biznesowych oraz opinii publicznej.

Wdrożenie compliance w firmie

Wdrożenie compliance w firmie to proces, który obejmuje kilka etapów:

1. Analiza ryzyk: identyfikacja i ocena ryzyk compliance, które mogą wpłynąć na działalność firmy;
2. Opracowanie polityk i procedur: stworzenie jasnych i precyzyjnych wytycznych dotyczących zgodności z przepisami i standardami;
3. Szkolenia: regularne szkolenia dla pracowników, aby zapewnić, że są świadomi obowiązujących regulacji i procedur;
4. Monitorowanie i raportowanie: stałe monitorowanie zgodności działań firmy oraz raportowanie wszelkich nieprawidłowości;
5. Audyt i kontrola: regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne w celu oceny skuteczności systemu zarządzania zgodnością.

Compliance w banku

Compliance w banku jest szczególnie istotne ze względu na specyfikę sektora finansowego, który podlega rygorystycznym regulacjom prawnym. Banki muszą przestrzegać nie tylko krajowych przepisów, ale także międzynarodowych standardów, takich jak Basel III czy wytyczne Financial Action Task Force (FATF). 

Wdrożenie compliance w banku obejmuje przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) uwzględniające procedury mające na celu wykrywanie i zapobieganie praniu pieniędzy. 

Do tego niezbędne jest również zagadnienie KYC (Know Your Customer). Procesy identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów. Na koniec nie możemy zapomnieć o zarządzaniu ryzykiem operacyjnym. Obejmują one mechanizmy minimalizujące ryzyka związane z działalnością operacyjną banku.

System zarządzania zgodnością compliance w praktyce

System zarządzania zgodnością compliance w praktyce obejmuje szereg narzędzi i mechanizmów, które pomagają w monitorowaniu i egzekwowaniu zgodności. Istotne elementy takiego systemu obejmują jasno określone wytyczne dotyczące postępowania zgodnie z przepisami oraz programy edukacyjne dla pracowników na temat zgodności i etyki. 

System zarządzania zgodnością to również narzędzia do regularnego monitorowania zgodności działań firmy, mechanizmy umożliwiające pracownikom zgłaszanie naruszeń zgodności oraz regularne przeglądy i audyty w celu weryfikacji skuteczności systemu zarządzania zgodnością.

Ryzyka compliance w firmie

Ryzyka compliance w firmie mogą wynikać z różnych źródeł, takich jak zmieniające się przepisy prawne, nieodpowiednie zarządzanie procesami wewnętrznymi czy brak świadomości pracowników na temat obowiązujących regulacji. 

W praktyce ryzyka te mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe nałożone przez organy regulacyjne za naruszenie przepisów czy straty finansowe wynikające z nieprawidłowości w zarządzaniu ryzykiem. 

Należy również pamiętać o wizerunku. Jednym z ryzyk może być utrata reputacji, która w dłuższej perspektywie może mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy w przypadku ujawnienia naruszeń.

Wdrożenie compliance w praktyce

Wdrożenie compliance wymaga podejścia systemowego i zintegrowanego. Organizacje mogą korzystać z różnych narzędzi i rozwiązań, takich jak EQS Compliance Cockpit system zarządzania zgodnością, który oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie monitorowania i zarządzania procedurami.

Compliance Cockpit uwzględnia zarządzanie workflow w związku z udostępnianiem nowych procedur (Policy Manager), rejestrowanie zaproszeń i prezentów od dostawców i klientów (Approvals Manager), monitorowanie zgłoszeń od sygnalistów (Integrity Line) oraz weryfikowanie ryzyk, szans i zagrożeń wynikających ze współpracy z określonymi klientami i dostawcami (Third Parties). 

Podsumowanie

Compliance w firmie jest niezbędnym elementem nowoczesnego zarządzania organizacją. Obejmuje szeroki zakres działań, od identyfikacji i oceny ryzyk, przez opracowanie polityk i procedur, po regularne monitorowanie i audytowanie. 

Wdrożenie compliance w firmie przynosi liczne korzyści, w tym zwiększenie zaufania, ochronę przed ryzykami oraz poprawę efektywności operacyjnej. Skuteczny system zarządzania zgodnością, wsparty odpowiednimi narzędziami, umożliwia organizacjom działanie zgodnie z przepisami oraz utrzymanie wysokich standardów etycznych i operacyjnych.w przyczynia się do optymalizacji procesów logistycznych, poprawy komunikacji i współpracy, a także zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa.