Czym jest whistleblowing? Na czym polega procedura ochrony sygnalistów?

Whistleblowing, czyli sygnalizowanie nieprawidłowości, jest procesem zgłaszania przez pracowników, byłych pracowników lub osoby z otoczenia organizacji, wszelkich działań, które stanowią naruszenie prawa lub stanowią zagrożenie dla porządku publicznego. 

Zjawisko to zyskuje na znaczeniu w kontekście nowych regulacji prawnych, które mają na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości oraz zapewnienie im możliwości skutecznej sygnalizacji. W artykule rozwiniemy temat sygnalistów oraz odpowiemy na pytanie, od kiedy i jak sygnaliści powinni być chronieni w firmie.

Sygnaliści i ich rola

Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu nadużyć i nieprawidłowości w różnych sektorach, w tym w administracji publicznej, sektorze prywatnym i organizacjach pozarządowych. Dzięki ich odwadze i determinacji możliwe jest wykrywanie i przeciwdziałanie działaniom, które mogłyby zaszkodzić interesowi publicznemu.

Dyrektywa i nowe przepisy o sygnalistach

W odpowiedzi na rosnącą potrzebę ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości Unia Europejska wprowadziła Dyrektywę o Ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa UE (Dyrektywa (UE) 2019/1937). Wymaga ona od państw członkowskich wprowadzenia odpowiednich przepisów krajowych. Zgodnie z polską Ustawą o ochronie sygnalistów organizacje mają czas do 24 września 2024 na wdrożenie procedury sygnalizacji wewnętrznej a do 24 grudnia 2024 wdrożenie zasad zgłoszeń zewnętrznych.

Przepisy o sygnalistach mają na celu zapewnienie kompleksowej ochrony sygnalistów oraz stworzenie mechanizmów, które umożliwią bezpieczne i skuteczne zgłaszanie nieprawidłowości.

Ochrona sygnalistów

Ochrona sygnalistów jest kluczowym elementem skutecznego systemu whistleblowingu. W praktyce oznacza to, że sygnaliści powinni być chronieni przed wszelkimi formami represji, takimi jak zwolnienie z pracy, degradacja, zastraszanie czy inne formy odwetowe. Procedura ochrony sygnalistów powinna być jasno określona i dostępna dla wszystkich pracowników.

Wdrażanie systemów dla sygnalistów jest wymagane w organizacjach, zgodnie z nowymi przepisami. System dla sygnalistów powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwiał anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, zapewniał poufność zgłoszeń oraz monitorował postęp w rozpatrywaniu zgłoszeń.

Implementacja ustawy o sygnalistach

Implementacja wymaga od organizacji wprowadzenia odpowiednich procedur i aplikacji wspierającej procedury, które zapewnią skuteczną ochronę sygnalisty. Procedura powinna obejmować: możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, szybkie i efektywne rozpatrywanie zgłoszeń, oraz ochronę zgłaszających przed represjami.

Najbardziej popularną w organizacjach Unii Europejskiej aplikacją wspierającą anonimowe i poufne raportowanie naruszeń jest EQS Integrity Line. Z aplikacji korzysta ponad 10 000 firm i instytucji publicznych w UE, w tym Komisja Europejska. 

Wpływ whistleblowing na organizacje

Whistleblowing może mieć zarówno pozytywny, jak i negatywny wpływ na organizacje. Pozytywny to przede wszystkim możliwość wykrycia i naprawienia nieprawidłowości, co może przyczynić się do poprawy kultury organizacyjnej i zaufania publicznego. Negatywny wpływ może wynikać z ujawnienia nadużyć i związanych z tym konsekwencji prawnych i finansowych.

Whistleblowing w kontekście polskich przepisów

W Polsce implementacja tej dyrektywy oznacza wprowadzenie zmian w przepisach krajowych, które mają na celu lepszą ochronę sygnalistów. Nowe przepisy o sygnalistach wprowadzają obowiązek tworzenia systemów zgłaszania nieprawidłowości w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników (rozumianych jako osoby zatrudnione na umowie o pracę, B2B, zlecenie i inne formy zatrudnienia)  oraz w instytucjach publicznych.

Procedura ochrony sygnalistów

Skuteczna procedura ochrony sygnalistów powinna obejmować kilka niezbędnych elementów:

1. Anonimowość: możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości;
2. Poufność: ochrona tożsamości zgłaszającego;
3. Monitorowanie: regularne monitorowanie postępu w rozpatrywaniu zgłoszeń;
4. Ochrona przed represjami: zapewnienie ochrony przed wszelkimi formami represji.

Przykłady whistleblowing z różnych sektorów

Whistleblowing nie ogranicza się do jednego sektora i może występować w różnych dziedzinach. Wśród najczęściej występujących możemy wyszczególnić takie sektory jak:

• Administracja publiczna: ujawnienie korupcji, nadużyć władzy;
• Sektor prywatny: zgłaszanie oszustw finansowych czy nielegalnych praktyk handlowych;
• Służba zdrowia: informowanie o niewłaściwych praktykach medycznych, nadużyciach wobec pacjentów.

Wdrożenie systemów dla sygnalistów w organizacjach

Wdrożenie systemów dla sygnalistów w organizacjach wymaga podejścia systemowego i kompleksowego. Przede wszystkim, ważne jest, aby system dla sygnalistów był dostosowany do specyfiki danej organizacji i spełniał wymogi prawne. 

Organizacje mogą skorzystać z usług firm specjalizujących się w dostarczaniu takich rozwiązań, takich jak systemy dla sygnalistów, które oferują narzędzia umożliwiające anonimowe i bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości.

Korzyści wynikające z whistleblowing

Whistleblowing przynosi liczne korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla społeczeństwa. Do najważniejszych z nich należą:

• Poprawa transparentności: ujawnienie nieprawidłowości prowadzi do większej przejrzystości działania organizacji;
• Wzrost zaufania: skuteczne zarządzanie zgłoszeniami buduje zaufanie wśród pracowników i interesariuszy;
• Ochrona interesu publicznego: whistleblowing przyczynia się do ochrony zdrowia publicznego, bezpieczeństwa i sprawiedliwości.

Ochrona sygnalistów a Ład Korporacyjny i ESG

Wdrożenie przepisów Ustawy o sygnalistach jest elementem ładu korporacyjnego. Obejmuje dostosowanie obowiązujących w organizacjach procedru do przepisów obowiązującego prawa. Jednocześnie przepisy chroniące osoby zgłaszające nieprawidłowości są częścią polityki dbania o ludzi i otoczenie biznesowe związane z firmą. Już od 2025 roku największe organizacje będą składać raporty niefinansowe ESG zgodnie z dyrektywą CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), w których Ład Korporacyjny (Governance) oraz Społeczeństwo (Social) są kluczowymi elementami. Skuteczne wdrożenie Ustawy o sygnalistach ujęte w raporcie ESG spółki świadczy o kompleksowym podejściu do raportowania Ładu Korporacyjnego.  

Podsumowanie

Whistleblowing jest istotnym elementem w budowaniu transparentności i uczciwości w organizacjach. Ochrona sygnalistów, implementacja systemów zgłaszania nieprawidłowości oraz przestrzeganie nowych przepisów o sygnalistach są niezbędne, aby zapewnić skuteczne działanie tego mechanizmu. 

Rejestrowanie zgłoszeń naruszeń prawa może przyczynić się do wykrywania nadużyć, poprawy kultury organizacyjnej i wzrostu zaufania publicznego. Organizacje, które wdrażają systemy dla sygnalistów, nie tylko spełniają wymogi prawne, ale również budują bardziej przejrzyste i odpowiedzialne środowisko pracy.