Formatka budżetowa w praktyce

Elastyczne budżetowanie dopasowane do potrzeb użytkownika i grup odbiorców.

Formatka budżetowa to bez wątpienia jeden z najważniejszych elementów każdego systemu wspierającego proces budżetowania. Jakie powinna mieć cechy, żeby była równie użyteczna dla wszystkich zaangażowanych w proces budżetowy? Jakie może pełnić funkcje poza zbieraniem danych? Jak szybko stworzyć i udostępnić różne formatki budżetowe dla różnych odbiorców? Jak sprawnie połączyć formatkę z procesem zbierania danych? Odpowiadamy na poniższe pytania prezentując przykład formatki w systemie Infor d/EPM.

Formatka budżetowa, czyli ekran, przez który można wprowadzać plany, budżety i prognozy jest dla większości użytkowników procesu budżetowego miejscem, w którym mają wgląd w cały system, w którym pracują. Niezmiernie istotne jest, żeby narzędzie było dobrze przemyślane gwarantując im możliwość wygodnej i ciekawej pracy.

Skąd przyszliśmy, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy?

Z założenia formatka budżetowa jest miejscem, w którym użytkownicy wprowadzają dane dotyczące przyszłości. Ponieważ chcemy, żeby planowanie było elementem controllingu, dobrze, żeby wprowadzane dane były porównywalne z celami (założeniami budżetowymi, planem strategicznym czy celem budżetowym przewidzianym na kolejny okres) oraz danymi historycznymi. Punktem odniesienia mogą być dane z poprzednich zamkniętych okresów, które mogą stanowić cenną wskazówkę na przyszłość. Ponieważ planowanie często odbywa się w okresie, który jeszcze się nie zamknął i historia jest, warto uzupełnić ją o bieżącą prognozę, podpowiadającą jak może się kształtować aktualny rok. Zatem tworząc formatkę trzeba dążyć, aby pokazać użytkownikom dokąd zmierzamy, skąd przyszliśmy i gdzie jesteśmy w chwili obecnej: wskazując użytkownikom cel, w którym zmierzamy, dane historyczne oraz określając miejsce, w którym obecnie się znajdujemy (wyrażone prognozą). Zestaw ten wydaje się być optymalny z punktu użytkowników i jakości całoego procesu budżetowego.

Referencje to nie wszystko

Oprócz odniesienia do referencji szczególnego znaczenia nabiera możliwość sprawnego, wygodnego wprowadzania danych do systemu. Najczęściej systemem, który zastępujemy scentralizowanym systemem controllingowym jest Excel – to z Excelem użytkownicy będą porównywać poszczególne funkcjonalności z puntu widzenia ich wygody. Warto zatem, żeby system sprawnie, elastycznie i skutecznie wspomagał ich w całym procesie wprowadzania danych. Elastycznie zarządzana perspektywa czasu liczy się szczególnie – planując przyszłość użytkownicy mogą w każdej chwili odnieść się do historii. Nie w każdej perspektywie działanie takie jest zasadne, ale dane z przeszłości, pod warunkiem, że są rozsądnie zarządzane i nie są nadużywane kosztem bieżących, stanowią bardzo cenny drogowskaz przy budżetowaniu.

Jakie dane powinni wprowadzać użytkownicy?

Aby poprawić jakość i czytelność danych, czasami warto wzbogacić je o dodatkowe informacje: ilościowe, operacyjne czy wolumenowe. Czasami warto planować operacyjnie, ilościowo czy wolumenowo, a finanse niech wynikają z tego planu. Planując przyszłość powinno się mieć możliwość odniesienia do miar, które mówią jaka jest jakość danych oraz wskaźników KPI, które pozwalają ocenić plan. Ważne jest to, że oprócz wskaźników – twardych KPI, które będą mierzyć przykładowo, jaki jest wynik ekonomiczny na poszczególnej pozycji czy przychód z danego produktu lub regionu, warto też pokazać rankingi wprowadzając element, który pozwala oceniać, a nie tylko mierzyć.

Miara a ocena

Rankingi pozwalają ocenić, jak poprawiła się sytuacja od poprzedniego okresu, jaki wynik osiągamy w zależności od potencjału czy rynku, na którym działamy. Z punktu widzenia formatki budżetowej informacje takie są niezmiernie istotne. Warto jednak, aby zarówno miary, jak i oceny znalazły się na formatce budżetowej i to możliwie blisko miejsca, w którym planujemy – żeby w trakcie wprowadzania danych planistycznych móc na bieżąco oceniać i weryfikować budżet.

Formatka jako element współpracy pomiędzy uczestnikami procesu

Nie wszystko da się wyrazić w postaci liczb i zmieścić w tabeli, dlatego dobrze jest zagwarantować użytkownikom możliwość dołączania komentarzy, dodatkowych informacji, instrukcji, prezentacji itp. Warto, żeby każda formatka mogła zostać w łatwy sposób dopasowana do potrzeb użytkowników – jeżeli zrobimy tylko jedną wersję formatki, możemy mieć pewność, że nie każdy będzie zadowolony. Lepsza odpowiedź od użytkowników i adopcja rozwiązania będą wtedy, kiedy każdy będzie mógł dopasować formatkę do swoich potrzeb, gustów, przyzwyczajeń itp. Warto jednak umieścić elastyczność formatki w określonych regułach, trzymać się parametrów, założeń globalnych ustalonych na poziomie właścicieli czy opiekunów procesu. Zestaw najważniejszych elementów formatki budżetowej przestawiono na Rysunku 1.

Rys. 1. Elementy formatki budżetowej.

Formatka budżetowa na przykładzie systemu Infor d/EPM

System d/EPM to jeden z dostępnych na rynku systemów Performance Management wspierających controlling, planowanie, budżetowanie i konsolidację finansową. Omawiana formatka będzie prostym narzędziem do planowania kosztów operacyjnych na określony okres budżetowy dla konkretnego MPK-u. Formatka zawiera zestaw kont i pozycji budżetowych do zaplanowania i 12 kolumn dla kolejnych miesięcy, na które będziemy planować (Rys. 2).

Rys.2. Przykładowa formatka budżetowa w systemie Infor d/EPM.

W systemie Infor d/EPM istnieje możliwość podglądania innych wersji analizowanych danych. Po uruchomieniu analizy w pierwszej kolejności widać założenia przygotowane przez dział controllingu czy zarząd. Znamy zatem wartości poszczególnych pozycji, do których należy dążyć w planie na 2022 r. W celu porównania można również dodać dodatkowe elementy. Dodając dane historyczne zyskujemy możliwość porównywania danych bieżących z danymi z przeszłości. Użytkownik ma elastyczność w wyborze danych do analizy. Przykład doboru danych do analizy – obejmujący zarówno założenia, jak i dane historyczne, przedstawiono na Rysunku 3.

Rys. 3. Formatka budżetowa z różnymi typami danych do analizy.

Budując plan najprościej przenieść prognozę na okres planistyczny – w tym celu wystarczy skopiować (przeciągając) podsumowanie kosztów z prognozy na okres planistyczny i system automatycznie skopiuje wszystkie potrzebne informacje. Przenosząc jedną liczbę, która jest sumą kosztów w całym okresie, system pokazuje wszystkie pozycje, konta budżetowe, jak i miesięczną szczegółowość przeniesioną z prognozy bieżącej. Widać od razu odchylenia od założeń budżetowych – na której pozycji i w jakim stopniu plan odbiega od celu, do którego należy dążyć. Formatkę z uzupełnionymi kosztami w okresie planistycznym przedstawiono na Rysunku 4.

Rys. 4. Formatka z danymi na okres planistyczny.

Wygodne wprowadzanie danych

Dla użytkowników, którzy nie chcą poświęcać dużo czasu na wypełnianie formatki istnieje opcja wygodnego wprowadzania danych. Można przenieść dane, a następnie zaznaczyć poprawę kosztów o 20% – poprawa będzie oznaczała zmniejszenie kosztów sumarycznie o 20%, które system rozalokuje automatycznie po zmniejszeniu pierwszej pozycji. Jest do dobra opcja dla tych użytkowników, którym zależy, żeby praca nad budżetem przebiegała sprawnie i szybko.

Można oczywiście modyfikować i prognozować wartości w sposób bardziej szczegółowy, zmieniając koszty poszczególnych pozycji, włączając rozpraszanie wartości na kolejne miesiące w zależności od systemu płatności, sezonowości, wprowadzając dodatkowe dane w bardziej szczegółowych pozycjach dla jednego konta w konkretnym miesiącu itp. System każdorazowo zachowa spójność danych, które w zależności od potrzeby odpowiednio rozalokuje albo zagreguje.

Formatkę można modyfikować dla swoich konkretnych potrzeb, m.in.: wybierając konta, dla których można planować tylko w sposób ilościowy, konta z możliwością wprowadzania niestandardowych szczegółów, czy tylko te dotyczące konkretnych kosztów, np. leasingu. Każda wykonana modyfikacja zapisywana jest w bazie danych, więc można wrócić do pracy nad formatką w dowolnym momencie, natomiast po przygotowaniu formatki istnieje zawsze możliwość przesłania jej do akceptacji odbiorcy budżetu.

Podsumowanie

Samo budżetowanie może przejść bezproblemowo, pod warunkiem wsparcia go odpowiednimi narzędziami – formatka budżetowa jest bez wątpienia jednym z nich. Kto raz z niej skorzysta i doceni możliwości automatyzacji wielu procesów, poprawy komunikacji oraz możliwość łatwego dostosowania do swoich potrzeb, z pewnością nie będzie chciał wracać do budżetowania w Excelu. Poprawa komunikacji między użytkownikami procesu budżetowania, lepsze i porównywalne dane oraz zaoszczędzony czas – to to, co w procesie budżetowania nabiera ogromnego znaczenia. Wszystko po to, aby dostarczyć tej najważniejszej informacji: skąd przyszliśmy, dokąd zmierzamy i gdzie jesteśmy obecnie. Z formatką odpowiedź na te pytanie zdaje się być łatwiejsza i dokładniejsza.

Autor: Radosław Kozieja, Cogit.

Artykuł został opublikowany w dwumiesięczniku Informacja Zarządcza 30/2022 (STYCZEŃ-MARZEC)