Jak formatka i dashboardy budżetowe umożliwiają bieżącą kontrolę kosztów?

Autorka: Natalia Pawlak, Cogit

Artykuł został opublikowany w 32 wydaniu Informacji Zarządczej.

Formatka budżetowa jest często pierwszym kontaktem użytkownika z systemem do planowania, który bezpośrednio wpływa na jego ocenę. Powinna być zatem przystępna w użyciu, funkcjonalna, pozwalająca na jak najlepsze wprowadzanie i analizę danych umożliwiając tym samym pracę w optymalnym dla użytkownika środowisku. W artykule zaprezentowana zostanie budowa i funkcjonalności formatki budżetowej na przykładzie procesu planowania kosztów i wydatków z wykorzystaniem aplikacji IBM Planning Analytics.

Jak powinna być zbudowana formatka budżetowa?

Najczęściej planujemy dane w kierunku rozwoju firmy, czyli celu, który firma ma osiągnąć w przyszłości, więc dobrze, gdyby ten cel był widoczny na formatce budżetowej w formie planów strategicznych lub ogólnych założeń do budżetu. Warto również mieć wgląd do danych historycznych, aby móc porównać sytuację obecną do historii, która pokaże nam poziom wydatków i kosztów w poprzednim okresie. Wskaźniki i informacje historyczne mogą bowiem stanowić dobrą podpowiedź do planowania przyszłości. Okres budżetowania często rozpoczyna się w czasie, kiedy nie mamy jeszcze dostępnych wszystkich danych dotyczących wykonania zeszłego roku, więc warto również udostępnić prognozy, żeby mieć możliwie pełny obraz tego, co się zdarzyło i co się może zdarzyć. Na podstawie podpowiedzi z zeszłych lat i prognoz można wprowadzić dane – zazwyczaj są to dane finansowe: koszty, wpływy, wydatki, dane bilansowe, informacje dotyczące zakupów, sprzedaży i inne dane, które będziemy budżetować. Niezbędnym elementem w formatce budżetowej jest też możliwość wprowadzania danych ilościowych i operacyjnych. Wsparciem w planowaniu z kolei będą wskaźniki, które pozwolą na umiejscowienie wprowadzonych wartości w kontekście organizacji. Rankingi pozwalają ocenić, jak zmieniła się sytuacja od poprzedniego okresu i jaki wynik osiągniemy w zależności od potencjału i rynku, na którym działamy. Z punktu widzenia formatki budżetowej, zarówno miary, jak i oceny powinny znaleźć się możliwie blisko miejsca, w którym wprowadzamy dane. Z punktu widzenia użytkownika liczy się również to, żeby użytkownik, wprowadzając dane, mógł wprowadzać komentarze do liczb, które są planowane oraz załączniki w postaci instrukcji czy opisu kroków do wykonania. Uniwersalna formatka budżetowa może być na bieżąco dopasowywana do potrzeb użytkowników – w ramach określonych przez aplikację użytkownik powinien wybrać pozycje, które są dla w danym momencie istotne. Wszystko po to, żeby maksymalnie ułatwić pracę nad budżetem. Optymalna struktura oraz zakres informacji, jakie powinna zawierać formatka zostały przestawione na Rys. 1.

Rys. 1. Struktura oraz zakres informacji w formatce budżetowej.

Formatka do planowania kosztów operacyjnych na przykładzie IBM Planning Analytics

Po zalogowaniu się do aplikacji, użytkownik widzi formatkę planistyczną przedstawioną na Rys. 2. W wierszach widać koszty, które chcielibyśmy zaplanować, z kolei w kolumnach miesiące nadchodzącego roku oraz wartość całoroczną. Na formatce widać również informację, że jest to prognoza bieżąca dla MPK o nazwie Controlling. Użytkownik może wpisać swoje dane, natomiast w wersji podstawowej nie ma żadnych podpowiedzi o założeniach budżetowych, historii itp., które może skonfigurować według swoich potrzeb.

Rys. 2. Widok formatki planistycznej.

Jak dopasować formatkę do potrzeb użytkownika?

System oferuje możliwości wyświetlania elementów do wyświetlenia na formatce, które wybiera się z dostępnej listy . Można wybrać przykładowo założenia budżetowe oraz wykonanie za poprzedni rok, aby usprawnić proces planowania (Rys. 3). Po zapisaniu zmian, użytkownik widzi wykonanie za poprzedni rok oraz założenia budżetowe na głównym ekranie swojej formatki (Rys. 4). Najprostszym krokiem, które osoba planująca może wykonać jest skopiowanie założeń budżetowych do prognozy bieżącej. System działa w ten sposób, że jeżeli wpisujemy elementy, które są podsumowaniem np. w kolumnie dla całego roku, wartości te są automatycznie dzielone na miesiące w równych wartościach (Rys. 5). Na tym etapie można zakończyć wprowadzanie danych, jednak można również wprowadzić zmiany – można przejrzeć każdą pozycję krok po kroku i zmieniać wartości wiedząc, że w danym momencie koszt wzrośnie. Możliwe jest wprowadzenie kosztów dla pojedynczych miesięcy oraz kosztów od kolejnych miesięcy do końca roku. System pozwala na rozrzucanie wprowadzanej wartości wg kluczy, np. rozdzielanie jej kwartalnie (Rys. 6). Klucze można dowolnie zmieniać: według miesięcy, sezonów, kwartałów itp.

Rys. 3. Edycja zbioru elementów głównego ekranu formatki budżetowej.

Rys. 4. Wykonanie, założenia budżetowe oraz prognoza bieżąca w formatce.

Rys. 5. Automatyczne rozpisywanie wartości dla miesięcy.

Rys. 6. Klucze alokacji kosztów.

Co jest szczególnie istotne, system umożliwia porównanie prognozy budżetowej z założeniami budżetowymi. Zaznaczając obie kolumny oraz dodając formułę, możemy policzyć różnicę między kolumnami lub tez stosunek procentowy między prognozą a założeniami i zaprezentować wyniki porównania w osobnej kolumnie (Rys.7.).

Rys.7. Prezentacja porównania prognozy budżetowej z założeniami budżetowymi.

Przydatne funkcjonalności formatki budżetowej

Wszelkie wartości z formatki budżetowej mogą zostać w łatwy sposób wyeksportowane do Excela, dzięki czemu możliwe jest korzystanie w odniesieniu do nich z wszystkich funkcji Excela (Rys.8). Można również wyzerować te wiersze, dla których nie będziemy planować danych – zostaną one wówczas usunięte i nie będą zaburzać analizy. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, aby usunąć elementy, które mogłyby przeszkadzać w analizie. Wiersze oraz kolumny mogą być transponowane – możemy zamieniać wiersze na kolumny, kolumny na wiersze oraz zamieniać je kolejnością. Z formatki budżetowej w IBM Planning Analytics można w zautomatyzowany sposób generować wykresy, które pokazują różnice między wartościami w założeniach budżetowych i prognozie bieżącej (Rys.9). Wykresy te można dowolnie zmieniać i edytować – system pozwala na przejście z jednego typu wykresu na dowolny inny, edytować ich elementy i eksportować do Excela i PDF-a.

Rys. 8. Formatka wyeksportowana do Excela.

Rys.9. Wykresy tworzone w formatce budżetowej.

Planowanie wpływów i wydatków

Po zaplanowaniu kosztów operacyjnych dla wszystkich MPK w organizacji, wartości te przechodzą do bilansu i rachunku wyników (Rys. 10). Dodatkową funkcjonalnością formatki budżetowej jest planowanie wpływów i wydatków. Każda organizacja planuje Cash Flow, żeby zapewnić płynność, dlatego IBM Planning Analytics pozwala zaplanować wpływy i wydatki, wartość i ilość sprzedaży oraz dopasować ich poziom do dni płatności danych dla każdego klienta (Rys. 11). Zaplanowanie Cash Flow oraz wiedza donna temat środków na początek roku pozwalają zaplanować wskaźniki finansowe, podatki a także wolne środki, wpływy i wydatki razem (Rys. 12). To z kolei pozwala bardziej precyzyjnie zaplanować wydatki (Rys. 13).

Rys. 10. Wartości w bilansie i rachunku wyników.

Rys. 11. Planowanie wpływów i wydatków.

Rys. 12. Planowanie podatków i wskaźników finansowych na podstawie planu wpływów i wydatków.

Rys. 13. Planowanie wydatków.