Jak narzędzia IBM ułatwiają konsolidację finansową?

IBM Cognos Controller to system używany przez wiele firm w Polsce i na świecie m.in. do automatyzacji procesu konsolidacji finansowej. Elastyczność narzędzia sprawia, że spełnia ono wymogi każdej grupy kapitałowej. Pełna integracja z Excelem i przeglądarką ułatwia przygotowanie not skonsolidowanego sprawozdania. Bezpośrednie połączenie z IBM Planning Analytics (Cognos TM1) pozwala na prezentację danych w dashboardach i wykorzystanie danych planistycznych do porównania wyników.

W artykule zaprezentowane zostały kluczowe funkcjonalności IBM Cognos Controller m.in. w zakresie: tworzenia workflow dla pakietów konsolidacyjnych, importowania danych zewnętrznych, wprowadzania danych w przeglądarce oraz w Excelu, automatycznego uzgadniania sprawozdań wewnątrzgrupowych, automatycznych walidacji, przygotowywania raportów jednostkowych i grupowych, a także konsolidacji finansowej i wizualnej prezentacji danych skonsolidowanych.

IBM Cognos Controller jest narzędziem całkowicie dostępnym przez przeglądarkę oraz z poziomu Excela dla osób wprowadzających dane. W przeglądarce (Rys. 1) przygotowane są okresy do wprowadzania i importowania danych, które są otwarte dla jednostek wchodzących w skład grupy kapitałowej. Wprowadzanie danych w omawianym przykładzie rozpoczniemy od stycznia 2021 r., natomiast z poziomu przeglądarki dostępny jest również grudzień (dzięki czemu można wprowadzać bilanse zamknięcia) oraz miesiąc kolejny, czyli luty.

Rys. 1. Okresy do wprowadzania i importowania danych.

Importowanie i wprowadzanie danych

Po wybraniu bieżącego miesiąca, można sprawdzić skład grupy kapitałowej (Rys. 2), dla której będą importowane i wprowadzane dane. Jest to przykładowa grupa kapitałowa z sektora IT, z kilkoma podgrupami. Raportuje ona w segmentach IT, hardware i software oraz sprzedaje usługi i produkty. W naszym przykładzie zajmiemy się analizą dla wybranej części grupy kapitałowej, zaczynającej się od numeru 1100. IBM Cognos Controller umożliwia raportowanie i konsolidację według struktury statutowej grupy kapitałowej, jej struktury zarządczej, operacyjnej, jak i każdej innej, dowolnej struktury wymaganej na potrzeby raportowe. Noty, które są zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być ułożone w pakiety konsolidacyjne, w zależności o tego, w jakim terminie mają być raportowane, np. bilans i rachunek wyników znajdą się w pierwszym pakiecie konsolidacyjnym, bo mogą być zaraportowane drugiego dnia miesiąca, a noty rozszerzające wejdą w skład drugiego pakietu, bo można je zaraportować w kolejnych dniach miesiąca. Każda spółka posiada widok tego, jaki jest status raportowania danych dotyczących konsolidacji, może sprawdzić, które z not wchodzących w pakiet konsolidacyjny zostały już zaraportowane, a które jeszcze nie (Rys. 3).

Rys. 2. Skład grupy kapitałowej.

Rys. 3. Szczegóły pakietów konsolidacyjnych.

Workflow dla pakietów konsolidacyjnych

Przechodząc do przepływu pracy jednostki dla konkretnej spółki, otrzymujemy listę not konsolidacyjnych, które spółka musi przygotować w ramach pierwszego pakietu konsolidacyjnego (Rys. 4). Pierwszą notą w naszym przypadku jest bilans (Rys. 5).

Rys. 4. Noty w ramach pakietu konsolidacyjnego.

Rys. 5. Bilans.

System jest w stanie wskazać, że aktywa nie są zbilansowane z pasywami – wówczas należy wprowadzić odpowiednie dane. Jeżeli dane zostaną wprowadzone na konto Intercompany, jesteśmy w stanie uzgodnić dane wewnątrzgrupowe (Rys. 6). W tym celu dodaje się jednostkę przeciwstawną z tej samej grupy, do której należy jednostka, dla której wprowadzamy dane. Wybiera się również walutę transakcji oraz kwotę transakcji, wskazując również kwotę w walucie lokalnej. Otrzymana wartość automatycznie pojawi się w bilansie, a system zaznaczy niebieskimi trójkątami te wartości, dla których zostaną wprowadzone transakcje ze spółkami z grupy kapitałowej. Do każdego z tych pól można dodać opcjonalny komentarz wyjaśniający konkretne wartości (Rys. 7).

Rys. 6. Szczegóły wewnątrzgrupowe.

Rys. 7. Możliwość dodania komentarza dla pól prezentujących transakcje ze spółkami z grupy kapitałowej.

Po zbilansowaniu bilansu i zapisaniu wprowadzonych danych, zostaną one automatycznie zapisane w systemie. Spółka może również, w ramach pakietu konsolidacyjnego, wypełnić rachunek wyników (Rys. 8) – oprócz układu przychodów i kosztów, można raportować również w podziale na segmenty i inne szczegóły dotyczące każdego konta. Rachunek wyników został przygotowany w Excelu, a następnie zaimportowany do przeglądarki, natomiast wszystkie dane wprowadzane w ramach pakietu konsolidacyjnego mogą być zapisywane bezpośrednio w systemie. Na potrzeby danego pakietu konsolidacyjnego może być dostępna dowolna ilość formularzy, a spółka posiada informację, jaki jest termin wypełnienia wartości.

Rys. 8. Rachunek wyników.

Automatyczne uzgadnianie sprawozdań

Po zakończeniu wprowadzania danych można łatwo sprawdzić, czy wartości w bilansie są uzgodnione po stronie aktywów i pasywów (Rys. 9). Można również sprawdzić, czy zgadzają się uzgodnienia między kontami (Rys. 10). Widzimy taki sam wynik na rachunku wyników i w bilansie, system również automatycznie sprawdza, czy bilanse zamknięcia są równe bilansom otwarcia na kontach dotyczących aktywów trwałych.

Rys. 9. Uzgadnianie wartości.

Rys. 10. Uzgodnienia między kontami.

Wprowadzone zostały również walidacje dla kont, które można rozbić na segmenty (produkty, regiony itp.), dzięki czemu można sprawdzić, czy walidacje w tych osobnych, powstałych na skutek rozbicia notach się zgadzają. Kolejną możliwością, jaką stwarza IBM Cognos Controller jest porównanie bilansów otwarcia i bilansów zamknięcia (Rys. 11). Jeżeli porównanie poprzedniego miesiąca do aktualnego nie pokazuje żadnych różnic, wówczas można przedłożyć dane spółki do grupy kapitałowej.

Rys. 11. Uzgadnianie bilansów otwarcia i zamknięcia.

Wewnątrzgrupowe uzgodnienia spółki

System automatycznie podsumowuje wszystkie konta, na których występowały różnice wewnątrzgrupowe (Rys. 12). W tym celu można, w przypadku transakcji z konkretną spółką, przejść do formatki bilansowej, w której widać wprowadzone wartości i transakcje przeciwstawne oraz powstałą różnicę. Oprócz tego, każda spółka może prowadzić dzienniki korekt spółkowych w podziale na rodzaje dzienników, tj. korekty podatkowe, korekty do międzynarodowych standardów sprawozdawczości czy korekty na potrzeby zarządcze. Korekty można podzielić według konkretnych potrzeb biznesowych, a przykładowa korekta została przedstawiona na Rys. 13.  W przypadku każdej korekty system automatycznie uzgadnia jej saldo, możemy wybrać konta, zobaczyć wpływ korekty na bilans itp. Co jest istotne, jeżeli korekta została wprowadzona do systemu, a następnie usunięta, system rezerwuje numer danej korekty i kolejna korekta nie może już zostać zaksięgowana na już przypisanym numerze. Gwarantuje to pełną audytowalność danych wprowadzonych do Cognos Controllera oraz możliwość sprawdzenia, kto wprowadził konkretną wartość w systemie i kiedy.

Rys. 12. Różnice w transakcjach wewnątrzgrupowych.

Rys. 13. Przykładowa korekta.

Dostępny jest również raport danych bilansowych (Rys. 14), które zostały wprowadzone przez spółkę wraz z wartościami korekt (prezentuje aktywa, wartości korekt oraz sumę aktywów, które zostaną zaraportowane do grupy kapitałowej). Ostatnim etapem, przed raportowaniem do grupy, jest sprawdzenie statusu pakietu konsolidacyjnego (Rys. 15). Jeżeli w raporcie tym nie zostaną wykazane nieprawidłowości, można zaraportować dane do grupy kapitałowej.

Rys. 14. Raport danych bilansowych z uwzględnieniem korekt.

Rys. 15. Status pakietu konsolidacyjnego.

Dane z plików zewnętrznych

Przedstawiony przykład prezentuje pracę na danych wprowadzanych bezpośrednio do systemu. Możliwy jest również import danych z pliku zewnętrznego, które również będą widoczne w konkretnych notach w ramach pakietu konsolidacyjnego. Można importować zarówno liczby, jak i komentarze oraz dane intercompany, aby następnie, na podstawie informacji z systemu uzgodnić i zaraportować dane w ramach not.

Konsolidacja

Przed przystąpieniem do konsolidacji można sprawdzić, jak wygląda grupa kapitałowa i jaki jest status wprowadzania danych w poszczególnych spółkach (Rys. 16). W przypadku spółek, które mają status Reconciled, można wprowadzić i zaakceptować wszystkie dane do grupy kapitałowej. Przeglądarka umożliwia również szybką konsolidację danych, natomiast dla osób, które przeglądają i sprawdzają grupę kapitałową dostępna jest aplikacja, w której można skonsolidować dane i przygotować dane do raportów, obejrzeć raporty dotyczące komentarzy, transakcji intercompany, korekt, wprowadzić korekty grupowe itp.

Rys. 16. Status wprowadzania danych w spółkach z grupy kapitałowej.

Aplikacja dla administratora

Aplikacja dostarcza administratorowi danych do konsolidacji grupy kapitałowej. Pozwala sprawdzić, czy struktura kont jest aktualna, czy należy dodać albo zlikwidować konto itp. Konta powinny być odpowiednio pogrupowane według not, a dla każdej pozycji w notach należy otworzyć konto do wprowadzania danych. Konta są pogrupowane, każde konto ma swój typ, a o ich spójność dba administrator, którym najczęściej jest osoba z działu finansów. Podobnie jest ze strukturą grupy kapitałowej – administrator przygotowuje grupę kapitałową w systemie według typów konsolidacji, które są potrzebne do raportowania na potrzeby zarządcze, operacyjne i statutowe. Po przygotowaniu tych wszystkich danych, można przeprowadzić konsolidację (Rys. 17), która jest możliwa nawet, jeśli dane są niepoprawnie wprowadzone (wtedy IBM Cognos Controller księguje różnice na konto różnic). System konsoliduje dane po kolei, najpierw przelicza waluty, następnie uzgadnia salda wewnątrzgrupowe, uzgadnia zysk wewnątrzgrupowy, rozlicza transakcje nabycia między spółkami, dodaje korekty wynikające z dzienników na spółkach oraz z dzienników na grupie kapitałowej. Status konsolidacji można sprawdzić w systemie (Rys. 18).

Rys. 17. Uruchomienie konsolidacji.

Raport z konsolidacji

System IBM Cognos Controller ma wbudowanych ponad 200 gotowych raportów, które wymagają jedynie ustawienia miesiąca, który chcemy analizować. System umożliwia również budowanie swoich własnych raportów dopasowanych do konkretnych potrzeb jednostki. Przykład raportu, który pokaże zaraportowane dane dla spółek oraz korekty wynikające z transakcji wewnątrzgrupowych przedstawiono na Rys. 18. Przedstawia on dane zaraportowane dla spółek oraz sumę dla grupy, wykonane korekty wewnątrzgrupowe wynikające z rozliczenia należności i zobowiązań między spółkami. Każdą wartość w raporcie można drążyć w dół – przykładowo, chcąc obejrzeć skąd wynika wartość intercompany wyświetlamy jednostkę przeciwstawną dla danej wartości. Każdy raport można wyeksportować do Excela (Rys. 19), PDFa oraz HTMLa. Do Excela zaciąga się automatycznie opis raportu, informacja, dla jakiej spółki został wygenerowany, dla jakiej noty, struktura raportu dla grupy zarządczej, waluta raportu, wartości dla spółek itp. Raport prezentuje również numery kont, nazwy kont, wartości dla spółek w walucie lokalnej, automatyczne korekty konsolidacyjne wynikające z transakcji intercompany oraz sumy dla grupy kapitałowej. Co ważne, Cognos Controller dodaje do Excela dodatkowy pasek narzędzi, dzięki któremu można wprowadzać dane do systemu, importować dane oraz tworzyć raporty, które będą podstawą naszej dalszej sprawozdawczości. Każda wartość wprowadzana w Excelu zostanie automatycznie zapisana w systemie i uzgodniona z innymi wartościami dla danej jednostki. Raport można również wyeksportować do Worda, aby mógł służyć jako podstawa dla sprawozdania finansowego. Raport taki jest bezpośrednio połączony z Excelem, a tym samym z danymi zapisanymi bezpośrednio w systemie. Mogą one być zapisywane i aktualizowane po każdym wprowadzeniu i zaraportowaniu danych.

Rys. 18. Status konsolidacji, przykładowy raport z konsolidacji.

Rys. 19. Raport konsolidacyjny z IBM Cognos Controller wygenerowany do Excela.

Podsumowanie

Ze względu na swoje zaawansowane, a przy tym intuicyjne funkcjonalności system IBM Cognos Controller jest w stanie znacząco zautomatyzować proces konsolidacji finansowej. Dzięki swojej elastyczności spełnia on wymogi każdej grupy kapitałowej w zakresie m.in.: automatycznego uzgadniania sprawozdań wewnątrzgrupowych, automatycznej walidacji, tworzenia raportów jednostkowych i grupowych czy wreszcie samej konsolidacji finansowej. Pełna integracja z Excelem i przeglądarką ułatwia przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania, z kolei możliwość eksportu do Worda umożliwia błyskawiczne wykorzystanie danych z raportu w sprawozdaniu finansowym.

Autorka: Natalia Pawlak, Cogit.