Oracle Hyperion Planning i Microsoft Excel

Hyperion Planning – najczęściej wybierane przez Klientów narzędzie IT do budżetowania i prognozowania

Microsoft Excel – doskonałe narzędzie do analizowania oraz modelowania danych biznesowych

Microsoft Excel jest doskonałym narzędziem do analizowania oraz modelowania danych biznesowych, jednak wykorzystywanie wyłącznie tego narzędzia do celów budżetowania oraz prognozowania może powodować pewne ograniczenia. Najczęściej wskazywane przez użytkowników to:

• Szablony mogą być modyfikowane – trudno jest uzyskać zarówno elastyczność, jak i standaryzację szablonu przy wykorzystaniu wyłącznie MS Excel. Nawiązując do praktyki finansowej: analitycy spędzają znaczną ilość czasu wprowadzając dane we właściwym formacie, celem ich późniejszej konsolidacji,
• Założenia nie są egzekwowane – nawet jeśli finalni użytkownicy używają założeń budżetowania, które zostały im polecone, jest praktycznie niemożliwym, aby każdy pracownik używał MS Excel w dokładnie ten sam sposób,
• Braki w bezpieczeństwie – jedyną możliwością ograniczenia dostępu do danych, gromadzonych w MS Excel jest ochrona całego skoroszytu,
• Brak standardowej metodologii kalkulacji – analitycy finansowi zwykle modyfikują szablony, żeby wyliczać poszczególne metryki tak, jak powinny zostać zaraportowane,
• Trudny do implementacji proces finalnej akceptacji informacji – proces finalnego zatwierdzenia informacji opiera się na wielokrotnym przekazywaniu arkusza kalkulacyjnego; brak możliwości śledzenia jego zamknięcia, zatwierdzenia czy oceny.

Zalety wykorzystywania Hyperion Planning

Wszyscy użytkownicy Hyperion Planning z jednego miejsca uzyskują dostęp do aktualnych danych, wprowadzają dane budżetowe czy prognozy. Uwzględniając poziom dostępu dla ich konta, generują także raporty. Dzięki Hyperion Planning mogą wykonywać wiele zadań, takich jak prowadzenie obliczeń czy ustalanie ich własnych reguł biznesowych, bardziej kompleksowo. Przedstawiane narzędzie jest niezwykle elastyczne, może być konfigurowane zgodnie z indywidualnymi wymaganiami biznesowymi.
Wśród korzyści wynikających z wyboru Hyperion Planning należy wymienić między innymi:

• Wszystkie dane w jednym miejscu – wszyscy użytkownicy pracują na tych samych danych, założeniach oraz metrykach do wyliczania budżetów w ramach poszczególnych departamentów,
• Standaryzacja założeń biznesowych – Administrator danych ma możliwość przeładowania założeń budżetowych, tak aby wszystkie budżety wykorzystywały tę samą metodologię,
• Bezpieczeństwo – Administrator może zablokować dostęp do wybranych danych, tak aby użytkownicy mieli dostęp do wyłącznie takich, związanych z ich pracą oraz odpowiedzialnością zawodową,
• Przepływy pracy – Administrator kompleksowo kontroluje przepływy pracy oraz proces zatwierdzania. Poszczególne zaplanowane jednostki pracy muszą zostać zatwierdzone przez niższą kadrę menedżerską, zanim trafią do wyższej,
• Łatwość konsolidacji – dane programu Hyperion Planning są przechowywane w bazie danych Hyperion Essbase, opartej o technologię OLAP i wykorzystującej hierarchie, przez co proces konsolidacji przebiega bezbłędnie,
• Kontrola wersji – Hyperion Planning gromadzi kilka ostatnich wersji jednego dokumentu w tym samym czasie. Użytkownik ma jednak możliwość zablokowania dokumentu, tak aby nie można już było wprowadzać jakichkolwiek korekt. Narzędzie przechowuje ponadto, w przeciwieństwie do Excela, wszystkie dane w jednym miejscu.

Dzięki wykorzystaniu MS Excel łącznie z udogodnieniami, oferowanymi przez Hyperion Planning, organizacja maksymalnie zwiększa efektywność swoich procesów finansowych.

Dlaczego Microsoft Excel i Hyperion Planning razem, a nie osobno?

Hyperion Planning to doskonałe narzędzie do administracji procesami finansowymi, jednak ponieważ pracownicy działów finansowych są przyzwyczajeni do pracy w MS Excel, wymagają pełnego przeszkolenia, aby byli w pełni w stanie wykorzystać możliwości nowego narzędzia.

Łączne wykorzystanie Hyperion Planning oraz MS Excel sprawia, że czas poświęcony na przystosowywanie pracowników do nowego programu zostaje znacznie ograniczony. Dla przykładu użytkownik może wykorzystać dodatek do popularnego Excela – Smart View, w celu załadowania danych budżetowych, tworzenia porównywalnych rok do roku wariacji czy wgrywania danych z powrotem do MS Excel, celem dokonywania dalszych wyliczeń. Smart View to połączenie elastyczności oraz łatwości obsługi MS Excel ze wszystkimi dodatkowymi funkcjonalnościami, oferowanymi przez Hyperion Planning.