Planowanie CAPEX wsparte narzędziami

Planowanie wydatków kapitałowych i nakładów inwestycyjnych to bardzo ważne części procesu planowania finansowego. Ze względu na swoją specyfikę te elementy są dość często pomijane lub realizowane poza procesem budżetowym.

Większe zaangażowanie wszystkich uczestników procesu budżetowego w obszar planowania wydatków kapitałowych i nakładów inwestycyjnych pozwala na dokładniejsze przygotowanie planu oraz może dostarczyć użytecznych informacji zarządczych. Ponadto, jest to niezbędne dla organizacji, które planują bilans i przepływy pieniężne. Specyfika planowania wydatków kapitałowych jest odmienna od standardowego budżetowania, gdzie zazwyczaj jednoznacznie i bezpośrednio przypisujemy kwoty do planowanych okresów. Dla CAPEX jedna kwota w planie może mieć bardzo różne konsekwencje finansowe i księgowe, często wykraczające poza ramy czasowe bieżącego okresu planowania. W niniejszym artykule przedstawimy możliwości w zakresie wsparcia planowania CAPEX z wykorzystaniem dedykowanego modułu do planowania wydatków kapitałowych i inwestycji systemu Infor d/EPM – jest to ciekawa opcja zarówno dla osób zarządzających finansami, jak i dla firm, które przywiązują wagę do szczegółowego planowania finansowego.

Niedocenione planowanie CAPEX

Wspomniany wcześniej moduł do planowania wydatków kapitałowych i inwestycji jest częścią systemu Infor Dynamic Enterprise Performance Management (d/EPM), który umożliwia pełne wsparcie controllingu w zakresie budżetowania, analiz i raportowania oraz finansów w zakresie konsolidacji finansowej. Moduł wspiera elementy często zaniedbywane w trakcie tworzenia systemów budżetowych. Planowanie kapitałowe jest nie rzadko procesem, który dzieje się niezależnie od głównego procesu budżetowego, przy pomocy plików Excelu i w oparciu o inne reguły niż standardowy proces budżetowania i planowania finansowego. Moduł Capital Planning jest dostępny w kilku opcjach i można go wykorzystywać na różne sposoby. Dla administratora systemu jest to jeden z planów podrzędnych systemu d/EPM gdzie można przeglądać i zmieniać dostępne opcje. Podstawą konfiguracji całego modelu CAPEX są kategorie aktywów. Listę standardowych kategorii aktywów, można uzupełniać, zmieniać lub wybrać te, które chcemy aktywować i dezaktywować dla danego procesu lub jednostki. (Rys. 1). Do każdego z elementów można przypisać rodzaj amortyzacji, określającej obliczenia związane z poszczególnymi środkami trwałymi czy wydatkami kapitałowymi.

Rys. 1. Opcje konfiguracji – kategorie aktywów.

W systemie można przypisać różne metody amortyzacji, nawet dodając formuły w przypadku, gdy metoda nie jest metodą typową. Najczęściej wykorzystuje się metodę liniową. Przypisuje się również okres amortyzacji, bo on związany jest z tym, w jaki sposób będą wyliczane wartości. Dla każdego z rodzajów definiujemy trzy konta z głównego planu kont, które określają gdzie trafi wartość aktywów, skumulowane umorzenie oraz gdzie będzie wykazywana amortyzacja. Można również wskazać konto gotówkowe – jeżeli w modelu finansowym chcemy włączyć również obsługę cash flow oraz zarządzanie gotówką to model CAPEX jest w stanie dobrze pokazać wypływ gotówki w trakcie wydatków kapitałowych. Co więcej, kategorie aktywów nie muszą być kategoriami stricte bilansowymi, mogą to również być np. koszty administracyjne czy prace projektowo-architektoniczne, czyli elementy używane jako części projektów inwestycyjnych i później kapitalizowane jako suma wydatków danego rodzaju. Możliwe jest konstruowanie dużo bardziej złożonych modeli inwestycyjnych, bez konieczności planowania wyłącznie według struktury kont czy rodzajów środków trwałych, ale też według innych wydatków, które będą sumarycznie kapitalizowane do wartości inwestycji. Z punktu widzenia administratora możliwe jest również określenie średniego kosztu kapitału dla każdej z metod.

Różne możliwości planowania kapitałowego

Użytkownik końcowy może wykorzystywać moduł planowania kapitałowego na parę sposobów, wybierając odpowiednie pozycje z listy zadań (Rys. 2). Możliwe jest wypełnienie kosztów planowanych na przyszłe okresy – formatka taka może zawierać wiele zakładek, np. wydatki kapitałowe obejmujące uruchomione wcześniej kategorie aktywów, które można wypełnić podając kwoty planowane do wydania w konkretnym okresie dla każdej z kategorii aktywów (Rys. 3). System dla każdej z kategorii aktywów, w zależności od tego, w jaki sposób została wcześnie sparametryzowana, wylicza wszystkie konsekwencje wynikające z faktu wpisania wydatku w konkretnym momencie (pomniejszenie gotówki, amortyzacja i zmiana wartości środka). Elementy będą wyliczane według ścieżki amortyzacji przewidzianej dla dengo typu wydatku. Oczywiście można traktować koszty inaczej – wpisując poziom inwestycji na poziomie całego roku. Wówczas, kwota wpisana na poziomie całego roku spowoduje automatyczne rozalokowanie kosztów na poszczególne miesiące. Model finansowy d/EPM przelicza automatycznie wartości odpowiednich kont, które znajdują się w bilansie, rachunku wyników i cash flow. Po wprowadzeniu kosztów, wystarczy nacisnąć „Prześlij” i zostaną automatycznie przesłane do modelu, a decydent otrzyma informacje, że powinien zaplanować takie koszty.

Rys. 2. Lista zadań dla użytkownika końcowego.

Rys. 3. Koszty planowane na przyszłe okresy – przykład alokacji.

Planowanie ilościowe z wykorzystaniem modelu

Wykorzystując model możemy zaplanować część kategorii ilościowo. Służy do tego zakładka, która pozwala zaplanować ilość danego środka trwałego, np. notebooków dla pracowników, które chcemy zakupić w konkretnym momencie (Rys.4). Administrator powinien wcześniej skonfigurować cennik dla poszczególnych pozycji, a użytkownik może zaznaczyć przykładowo, że chcemy zakupić w lutym 10 notebooków, w maju 5, a konsekwencje obliczeniowe będą automatyczne. Model funkcjonuje w bazie OLAP in-memory, która wylicza wszystkie dane wprowadzone do niej bezpośrednio online w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby zapisywania czegokolwiek w centralnym modelu, a plan dotyczący ilości zakupów w danych okresach trafia automatycznie do centralnego modelu. Zakres kosztów może być dowolnie rozbudowywany, w planie może zostać uwzględnionych wiele elementów w ramach wielu modeli, a jedyne zadanie użytkownika to weryfikacja kosztów plus ewentualne opatrzenie kosztów komentarzem, który można dołączyć do pojedynczej linii albo opatrzyć komentarzem całość swojego budżetu. Taką formatkę wysyła się następnie do akceptacji, co powoduje automatyczne zapisanie danych w modelu i zgodnie z procesem poinformowanie kolejnego użytkownika o krokach, które może podjąć. Żeby w ten sposób wykorzystywać moduł CAPEX musimy przewidzieć, jakiego rodzaju wydatki chcemy udostępnić użytkownikom, jakiego rodzaju kategorie aktywów czy środków trwałych chcemy zaplanować lub też to, czy chcemy udostępniać koszt planowany ilościowo.

Rys. 4. Planowanie ilościowe.

Pakiety decyzyjne w planowaniu CAPEX

Często wydatki kapitałowe są wydatkami planowanymi w kilku wariantach, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć wcześniej. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą połączone możliwości modelu CAPEX, odpowiedzialnego za część finansową oraz funkcjonalności tzw. pakietów decyzyjnych w zakresie generowania dowolnej ilości wniosków czy pomysłów projektowych, które zgodnie z regułami ustalonymi w danym procesie trafiają do użytkowników. Przykładem wykorzystania takiego pakietu może być zaprezentowanie decydentom zgrupowanych wydatków i pomysłów na projekt na przykładzie wniosku inwestycyjnego np. budowa nowego punktu sprzedaży. W tym celu wybieramy najpierw pozycję – czyli określamy, jakiej jednostki oraz jakiego działu projekt ma dotyczyć. Po nadaniu nazwy i określeniu parametrów, które opisują miejsce projektu w organizacji (Rys. 5) można przystąpić do planowania danych.

Rys. 5. Podstawa finansowa dla projektu.

Ilość zakładek w ramach projektu jest dynamiczna, można najpierw opisać projekt, zaznaczyć, jakie elementy chcemy w nim zawrzeć, następnie zobaczyć, jakie wartości są zaplanowane dla działu sprzedaży dla okresu, którego dotyczy plan (żeby mieć wgląd w bieżącą sytuację). Kolejnym krokiem jest dopisanie do projektu parametrów, które stanowią dowolnie zdefiniowane elementy (rys. 6), np. informacji, w jaki sposób projekt dotyczący powiększenia sprzedaży będzie przynosił dodatkowe przychody w poszczególnych kwartałach, jakie będą dodatkowe wydatki związane z kosztami rozwojowymi lub pracami administracyjnymi itp.

Rys. 6. Określanie parametrów dla projektu.

W kolejnym kroku można przejść do zaplanowania danych, czyli wprowadzenia danych CAPEX. Na tym etapie, analogicznie do tradycyjnej formatki, jesteśmy w stanie przypisać wartość wydatków w poszczególnych kategoriach i okresach (Rys. 7) i system automatycznie wyliczy wszystkie wartości związane z projektem. Na podsumowaniu finansowym będzie widać sumę podstawy finansowej (tego, jak wygląda aktualny plan) i nałożone na nią wszystkie elementy (dotyczące konkretnego wniosku inwestycyjnego, konkretnego projektu w konkretnym dziale). Na koniec użytkownik przesyła projekt dalej – co istotne, jeżeli wartości wydatków kapitałowych będą poniżej lub powyżej określonej kwoty, to trafią do różnych decydentów i osób do akceptacji. Wszystkie opisane powyżej elementy można łączyć w ramach pakietów decyzyjnych.

Rys. 7. Przypisywanie wartości wydatków dla poszczególnych kategorii i okresów.

Podsumowanie

Moduł CAPEX ma ogromną moc, która jest ukryta i zaszyta w modelu finansowym. W przypadku tej funkcjonalności systemu Infor d/EPM, można bardzo łatwo włączyć w proces planowania i budżetowania wszystkie elementy związane z planowaniem kapitałowym, które, jak pokazuje doświadczenie często traktujemy po macoszemu. Zachęcam do zapoznania się z jego funkcjonalnościami, które odpowiednio wykorzystane pozwolą na dokładniejsze przygotowanie planu oraz dostarczą zupełnie nowej jakości informacji zarządczej.

Autor: Ziemowit Jozenas, Cogit.