Po co gromadzimy dane w organizacji?

Odpowiedzi na to pytanie słyszeliśmy różne:

• Bo to ważne, żeby mieć dane
• Bo nasze systemy generują dane
• Żeby wiedzieć
• Bo każda firma gromadzi dane
• Żeby mieć z czego robić raporty
• …
• Najbardziej lubię tą: Żeby mieć się na co denerwować.

A tak naprawdę, po co organizacjom tak duże ilości danych? Kiedy decydujemy się na wdrożenie systemu w organizacji, obojętnie jakiego ERP, CRM, BPM oprócz usprawnienia pewnych obszarów zawsze na końcu wdrożenia chcemy „coś” raportować. Jak wiemy, wprowadzanie systemów do organizacji trwa, czasem tygodnie, często miesiące, a przy rozbudowanych rozwiązaniach, nawet lata. Nie jest to nic niezwykłego. W całym tym zamieszaniu bardzo często „gubimy” cel jakim było raportowanie.

Dane gromadzimy i tak, przy okazji korzystania z systemu, natomiast bardzo często nie przetwarzamy ich efektywnie. Najczęściej są przenoszone do Excela (tak, wiemy, wszyscy lubią Excel) i już w arkuszu są uzupełniane i przetwarzane w informacje. Stąd nasza ulubiona odpowiedź na pytanie o cel gromadzenia danych. Nie dziwi nas wcale, że praca na dużych ilościach danych w arkuszach nie należy do ulubionych zadań. Samo ich przenoszenie bywa karkołomne, przetwarzanie dużych wolumenów również nie należy do najprostszych i najszybszych czynności. Do tego zdarzą się pomyłki.

Jednak nadal wiele organizacji zostawia raportowanie „na koniec”. Dlaczego? Głównie dlatego, że wydawać się może, że to „ostatnia potrzeba” w całym wdrożeniu.  Tymczasem z odpowiednio przygotowanych raportów możemy na bieżąco pozyskiwać wartościowe informacje. Niekiedy pozyskane w tym czasie informacje mają wpływ na przebieg dalszych prac wdrożeniowych. Pamiętajmy, że gromadzenie danych to czas i pieniądze. Jeśli nie wykorzystujemy tego, co magazynujemy, to jest to strata.

A Twoja organizacja? Po co gromadzi dane?

Sylwia Ciemińska
Business Development Manager
Cogit