Sygnalista w firmie – kto to jest i jak nim zostać?

Sygnalista to niezwykle ważna osoba dbająca o etykę i transparentność w organizacji. Odpowiada za zgłaszanie nieprawidłowości, które mogą negatywnie wpływać na działalność przedsiębiorstwa, jego pracowników lub środowisko zewnętrzne. Jak zostać sygnalistą? W niniejszym artykule omówione zostaną kluczowe informacje, które wyjaśnią, kto to jest sygnalista, jakie wymagania musi spełniać oraz jakie korzyści i wyzwania wiążą się z pełnieniem tej funkcji.

Kim jest sygnalista w firmie?

Funkcja sygnalisty w firmie polega na zgłaszaniu nieprawidłowości oraz działań, które mogą naruszać przepisy prawa, zasady etyki biznesowej lub obowiązujące regulacje wewnętrzne. To istotna rola, której celem jest zapewnienie transparentności i bezpieczeństwa w organizacji poprzez przeciwdziałanie potencjalnym zagrożeniom i nadużyciom, takim jak: oszustwa czy korupcja. Kto może być sygnalistą? W rzeczywistości każdy, kto ma bezpośredni związek z firmą – pracownik, współpracownik, dostawca czy nawet były pracownik – o ile posiada wiedzę o nieetycznych lub niezgodnych z prawem praktykach.

Jak zostać sygnalistą? Niezbędne jest zrozumienie odpowiedzialności, jaka wiąże się z tą rolą, oraz znajomość procedur zgłaszania nieprawidłowości, które są szczegółowo określone w polityce firmy. Osoby pełniące tę funkcję muszą kierować się odwagą i uczciwością, gdyż często wiąże się to z trudnymi decyzjami i ryzykiem. Pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia systemów  ochrony sygnalistów. Obowiązująca w Polsce Ustawa o Sygnalistach  ma zapewnić im bezpieczeństwo oraz poufność zgłaszanych informacji, co dodatkowo wspiera odpowiedzialne zarządzanie organizacją.

System ochrony sygnalistów w firmie pomaga stworzyć bezpieczne środowisko, w którym pracownicy czują się chronieni przed ewentualnymi reperkusjami za zgłoszenie problemów. Aplikacja może  także  pośredniczyć  w weryfikacji zgłaszanych przez pracowników przypadków, zanim te trafią do odpowiednich organów, co zwiększa wiarygodność i dokładność zgłaszanych nieprawidłowości. Status ten nie jest stały, lecz uzyskuje się go poprzez akt zgłoszenia.

Procedura zgłaszania naruszeń prawa

Procedura zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów jest ważnym elementem zapewnienia zgodności z przepisami oraz ochrony pracowników i interesariuszy. W Polsce zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników (pracownikami są osoby zatrudnione na dowolną umowę, również B2B) są zobowiązane do wdrożenia takich procedur. Proces zgłaszania naruszeń prawa może obejmować trzy różne metody:

• zgłoszenie wewnętrzne w organizacji,
• zgłoszenie zewnętrzne do odpowiednich organów,
• ujawnienie publiczne, np. w mediach.

Każda z tych metod posiada swoje unikalne wymagania i specyficzne procedury. Kluczowe jest, aby każda organizacja posiadała regulamin zgłoszeń wewnętrznych, który jasno określa zasady i procedury dotyczące zgłaszania naruszeń prawa. Taki dokument powinien być dostępny dla wszystkich pracowników, aby umożliwić im skuteczne zgłaszanie nieprawidłowości oraz zapewnić odpowiednie narzędzia i środki ochrony.

Etapy zgłaszania naruszenia

Etapy zgłaszania naruszeń prawa w firmie obejmuje kilka kroków. Sygnalista w pracy powinien zgłosić naruszenie  zgodnie z obowiązującą w organizacji procedurą ochrony sygnalistów – za pomocą aplikacji lub innych metod (list, telefon, zgłoszenie ustne). W tym procesie mogą być wymagane określone dokumenty, w tym szczegółowy opis sytuacji, kopie dokumentów potwierdzających naruszenie oraz dane osób zaangażowanych. Warto zaznaczyć, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien szczegółowo opisywać te etapy oraz określać, jakie dokumenty są niezbędne na każdym z tych etapów. Sygnalista w zakładzie pracy ma prawo do anonimowości oraz ochrony swoich danych osobowych, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa i pewności w działaniu. 

Sygnalista w pracy – edukacja i umiejętności

Edukacja i szkolenia odgrywają ważną rolę w przygotowaniu do roli sygnalisty. Istnieją różne programy edukacyjne, które mają na celu wyposażenie przyszłych sygnalistów w niezbędną wiedzę i umiejętności. W ramach tych programów często oferowane są kursy z zakresu prawa, etyki zawodowej oraz procedur zgłaszania nieprawidłowości. Pracodawcy coraz częściej organizują też wewnętrzne szkolenia mające na celu zapoznanie pracowników z nowymi przepisami oraz dostępnymi kanałami zgłaszania.

Podstawy prawne ochrony sygnalistów

Podstawowym aktem prawnym chroniącym sygnalistów w Polsce jest Ustawa o ochronie sygnalistów – implementująca do polskiego porządku prawnego regulacje Dyrektywy UE o ochronie osób naruszających prawa. Ustawa określa zakres naruszeń, które mogą być zgłaszane, status prawny sygnalistów oraz warunki, na jakich osoby te mogą korzystać z ochrony przed działaniami odwetowymi. Wprowadza również obowiązek dla pracodawców do stworzenia procedur wewnętrznych i zewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń oraz zapewnienia poufność tożsamości. W związku z przepisami ustawysygnaliści mają zapewnioną ochronę prawną oraz możliwość bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości. Ustawa ma na celu zapewnienie, że osoby będą mogły to robić bez obaw o negatywne konsekwencje, takie jak utrata pracy czy represje ze strony pracodawcy.

System dla sygnalistów

Wprowadzenie systemu dla sygnalistów jest kluczowe dla firm dążących do zapewnienia transparentności i zgodności z przepisami prawa. Takie rozwiązania nie tylko pomagają w identyfikacji potencjalnych naruszeń, ale także wspierają budowanie zaufania wśród pracowników, którzy obawiają się możliwych działań odwetowych ze strony pracodawców. Aplikacja dla sygnalistów pozwala na zachowanie anonimowości i jest zaprojektowana tak, aby umożliwić łatwe i bezpieczne zgłaszanie różnych form naruszeń, od korupcji i nadużyć finansowych po zagrożenia dla bezpieczeństwa publicznego i ochrony środowiska. Wiele z tych aplikacji oferuje funkcje takie jak szyfrowane połączenia, automatyczne potwierdzenia odbioru zgłoszeń oraz możliwość śledzenia postępów w dochodzeniu.

Znaczenie sygnalistów dla przejrzystości i etyki w firmach – podsumowanie

Kim jest sygnalista w firmie? To osoba, która, działając w dobrej wierze, informuje o nieprawidłowościach mogących mieć negatywne skutki dla działalności przedsiębiorstwa, jego pracowników, klientów lub środowiska. Proces ten, znany jako whistleblowing, odgrywa kluczową rolę w budowaniu transparentności i odpowiedzialności w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jaka aplikacja dla sygnalistów jest wykorzystywana przez ponad 8000 firm w Europie (w tym Komisję Europejską)? I dlaczego ochrona sygnalistów jest częścią ładu korporacyjnego G – w ramach raportowania ESG. Poznaj nasze rozwiązania w obszarze compliance i zrównoważonego rozwoju.