Z pamiętnika analityka. Moje pierwsze wrażenia z pracy z Power BI

Jakie były moje pierwsze wrażenia i wrażenia osób, z którymi miałam okazję pracować po zetknięciu się z narzędziem Power BI?

Natalia Bednarek
Konsultantka w firmie Cogit. Odpowiada za wsparcie klientów w obszarach projektowania i wdrażania narzędzi klasy Business Intelligence, baz i hurtowni danych oraz integracji danych. Od początku swojej kariery związana z danymi i ich wykorzystaniem biznesowym, pracowała jako analityk danych w takich organizacjach, jak Pekao czy HP. Aktualnie realizuje projekty dla kluczowych klientów Cogit. Zarówno prywatnie, jak i zawodowo zaangażowana w tematykę data science i wykorzystaniem sztucznej inteligencji w biznesie.

1. Trzeba dobrze poznać możliwości Power BI

Bardzo ważne jest poznanie możliwości tego narzędzia, aby wiadome było, jak możemy je wykorzystać, jakie wizualizacje przeprowadzić, jaki stworzyć model. Zachęcam do oglądania filmików i webinariów o tej tematyce, które pozwolą zebrać niezbędne informacje.

2. Przygotowanie dobrego źródła danych i modelu to podstawa

Źródło i model danych może wpłynąć na wydajność naszego raportu. Jeśli nie są wykonane poprawnie, raport może bardzo długo przeliczać dane i aktualizować wizualizacje. Błędem, który często popełniałam na początku nauki Power BI było zamieszczanie w tabelach kolumn, które nie były używane w raporcie. Ich usunięcie zdecydowanie poprawiło wydajność.

3. Przeniesienie raportu z Excela do Power BI 1:1 nie zawsze jest możliwe

Takie próby to bardzo karkołomne przedsięwzięcia. Z pozoru proste rzeczy w Excelu mogą być bardzo trudne w Power BI. Excel jest zdecydowanie elastyczniejszym narzędziem. To, co wprowadzimy do tego narzędzia (i forma w jakiej to zrobimy) nie zawsze możliwa jest do wiernego odtworzenia w Power BI. Bardzo często należy zmienić koncepcję pierwotnego raportu zanim go przeniesiemy np. z powodu specyficznych grupowań wierszy, niestandardowej kolejności pokazywanych danych czy dynamicznych nazw kolumn. Warto wtedy przeanalizować konstrukcję modelu lub rozważyć zastosowanie języka wyrażeń formuł DAX. Opcji jest wiele, a wybór odpowiedniego podejścia wymaga głębszej refleksji.

4. Publikacja raportu następuje w inny sposób

Przechodząc z jednego narzędzia na drugie należy poinformować odbiorców naszych raportów o zmianach jakie zajdą w ich publikacji. Być może użycie do tego celu skrzynki mailowej, zastąpione zostanie witryną Power BI Service.

5. Nadawanie uprawnień jest niezwykle ważne

W Power BI nadawanie uprawnień jest jedną z ciekawszych opcji. Poświęcenie na to czasu na początku, może znacząco usprawnić późniejszą pracę w narzędziu. Raz nadane uprawnienia, mogą zaoszczędzić czas potrzebny na utworzenie kilku raportów dla kilku grup odbiorców. Dzięki tej opcji utworzony raport sam dostosuje wyświetlaną treść do odpowiedniej grupy odbiorców i ich dostępów.

6. Nauka Power BI wymaga czasu

Power BI nie jest tak prosty i intuicyjny jak Excel, na samym początku poświęciłam sporo czasu na tworzenie różnych wizualizacji, czasami na wiele sposobów. Ale było warto!

7. Na sam początek połączenie Excela i Power BI to dobry pomysł

Należy się zastanowić co wniesie najwięcej wartości do organizacji oraz co zaoszczędzi najwięcej czasu. Może okazać się, że jeden raport korzystać będzie z obydwu narzędzi, które wcale nie muszą się wykluczać.

8. „W Excelu dałoby się to zrobić prościej”

Tak mówi wiele początkujących użytkowników Power BI. Jednak patrząc długofalowo, odświeżanie raportu, jego utrzymanie i wprowadzanie zmian w Excelu będą trwać dłużej niż w Power BI. Warto zatem poświęcić więcej czasu na stworzenie raportu, aby potem jego utrzymanie wymagało minimalnej ingerencji.

9. „Czy można to eksportować do Excela?”

Można, jak najbardziej. Niektóre wizualizacje w Power BI można eksportować do plików w formacie .xlsx. Istnieje również jeszcze jedno narzędzie z rodziny Power BI, czyli Paginated Reports. Są to raporty przystosowane do wizualizacji w formie tabel i są idealne do eksportu do różnych typów plików, nie tylko excelowych. Format raportu Paginated Report przechowuje również wszystkie formatowania wizualizacji.

10. Power BI nie jest narzędziem dla każdego.

W kontekście naszych indywidualnych potrzeb warto zastanowić się, czy nie zastosować go jako dodatku do Excela, zamiast całkowicie na niego przechodzić.

11. Doświadczenie w pracy z Excelem zdecydowanie ułatwia pracę w Power BI

Istnieje w tym jednak pewne ryzyko w postaci przeniesienia złych praktyk do pracy w Power BI. Warto otworzyć się na trochę inne podejście do tworzenia raportów i pracy z danymi.

12. Power BI jest pomocny w ustrukturyzowaniu raportowania

Automatyzacja raportów, ich odświeżanie i ograniczenie ingerencji autora raportu do minimum przy jego aktualizacji to tylko jedne z nielicznych korzyści, jakie daje nam zastosowanie Power BI. Raporty docelowo tworzy się prościej i w bardziej zautomatyzowany sposób, co jest dużą oszczędnością czasu.

13. Power BI jest stale aktualizowany

Jeżeli na ten moment Power BI nie spełnia naszych oczekiwań, warto wrócić do niego za jakiś czas. Narzędzie to jest stale aktualizowane, a nowe funkcjonalności czy usprawnienia mogą okazać się pomocne.