System KPI

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – to stwierdzenie Petera Druckera doskonale oddaje sens i istotę miar, wskaźników, benchmarków i innych narzędzi zarządzania firmą.

To właśnie dlatego kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI) są tak istotne w procesie mierzenia i osiągania przez firmy ich celów. Wskaźnik KPI daje podstawę do budowania zorientowanej na wyniki kultury firmy, czy też służy jako źródło obiektywnej informacji zwrotnej dla pracowników, menedżerów, zarządów. KPI to narzędzie pozwalające szybko podejmować decyzje, planować działania czy reagować na pojawiające się problemy.

Aby w pełni panować nad tym, co dzieje się z organizacją, niezbędna jest wiedza oparta na rzetelnych informacjach. Skąd jednak wiadomo, czy firma spełnia założenia wzrostu? Czy pracownicy dostarczają wymagane realizacje? Czy koszty administracyjne nie są zbyt duże w stosunku do przychodów firmy – a jeśli tak, gdzie szukać oszczędności? Odpowiedzi na te pytania może przynieść odpowiednio wybrany wskaźnik KPI. Oczywiście nie należy korzystać z jednej miary, lecz opracować spójny i przemyślany system KPI.

Do odpowiedzi na wszystkie pytania kluczowy okazuje się punkt odniesienia.

Wskaźniki KPI, czyli zdefiniowane poziomy realizacji określonych zadań, stanowią taki właśnie punkt odniesienia, stanowiący bazę do dalszych analiz działania firmy i jej pracowników.

Jak zdefiniować wskaźnik KPI?

Najlepsze, najbardziej efektywne organizacje włączają strategię we wszystko, co robią. Wskaźniki KPI powinny być powiązane z celami firmy na wszystkich poziomach oraz w miarę możliwości odzwierciedlać zależności pomiędzy nimi. Do tego celu powinny być też dobrane odpowiednie kluczowe wskaźniki efektywności, które mogą mieć wiele postaci (w zależności od konkretnych organizacji, sytuacji rynkowych czy wręcz informacji, które na ich podstawie chcemy uzyskać).

Ogólnie wskaźniki można podzielić, na:

• bezpośrednie – pokazujące np. wielkość, wartość sprzedaży
• wynikowe – pokazujące np. marżę, % marży
• efektywnościowe – pokazujące np. sprzedaży do wykorzystanych zasobów, konwersję
• Dynamika – pokazujące zmiany w czasie
• Ranking – pokazujące pozycję w określonej grupie
• czy benchmark (wewnętrzny, zewnętrzny) – porównanie z określoną grupą.

Czym powinien się charakteryzować dobrze zaprojektowany system  KPI?

Jeżeli chcemy by zaplanowany przez proces pomiaru realizacji strategii, wskaźniki KPI były wartościowe, by stanowiły realne punkty odniesienia i organizacja czerpała z nich wymierne korzyści, przy ich wyborze powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych czynników/obszarów.

• Nie liczy się tylko „co”, ważne jest również „dlaczego” – pamiętajmy, żeby prezentacja tylko „suchych” wskaźników finansowych nie odda rzeczywistości w pełni. Bez posiadania pełniejszej perspektywy, a bazując na nich samych można dojść do błędnych wniosków.
• Dopasowanie wskaźników do sposobu wykorzystania – przykład: rozróżnienie pomiaru i oceny. O ile pomiar wyników powinien być możliwie dokładny, szczegółowy oraz wyrażony w bezwzględnych miarach takich jak ilości, waluty, itp., o tyle ocena wyników powinna być wyrażona we względnych wskaźnikach pozwalających na rzetelną ocenę efektywności.
• Spójność – jednolity słownik wskaźników, jednoznacznie rozumianych przez właścicieli. Przykład: jeżeli wykorzystujemy ten sam wskaźnik KPI w różnych obszarach organizacji to powinien mierzyć dokładnie te same wartości. Dlatego przykładowo podczas monitorowania kondycji finansowej spółki istotne jest nie tylko monitorowanie wartości, ale także odpowiednia konsolidacja sprawozdań finansowych. Tylko świadomie zaprojektowany sposób raportowania pozwala rzetelnie monitorować kondycję firmy.
• Odpowiednia dokładność – nie popadajmy w skrajności, stosujemy kryterium istotności. Zarówno niedoinformowanie, jak i przeładowanie szczegółowymi informacjami nie jest pożądane, a do tego wszystkiego istotna jest szybkość dostarczenia informacji. (co nam po najlepszej danej, gdy dostaniemy ją po czasie?)
• Trwałość – metodyka pomiaru i wyliczenia wskaźników powinna gwarantować ich ciągłość w czasie.
• Wykonalność – nawet najlepiej zaprojektowany system KPI nie przyniesie żadnej wartości, o ile pozyskanie danych do wyliczenia wskaźników w wystarczająco efektywny sposób nie będzie możliwe. Dlatego kluczowe jest, żeby sprawdzić dostępność danych źródłowych i możliwość ich pozyskiwania w przyszłości. Dlatego niezbędne jest planowanie na etapie projektowania systemu i wybierania wskaźników KPi.
• Prezentacja danych – informacje powinny być dostarczane sposób dopasowany do poszczególnych użytkowników, czy ich grup, w oczekiwanym czasie i niezależnie od miejsca

Czy narzędzia raportujące, narzędzia business intelligence przyjdą nam z tym wszystkim z pomocą? Oczywiście, że…. nie. Same narzędzia na niewiele się zdadzą. Owszem np. pomogą nam w obszarze „wykonalności” (zapewniając ciągłość dostarczania danych), ale gdy nasz system KPI i  proces nie będzie przemyślany, będą mogły raportować dziesiątki nikomu nie przydatnych lub mało wiarygodnych raportów. Narzędzie powinno być ostatnim punktem przy wdrożeniu naszego procesu realizacji strategii. A co gorsza tak samo jak nie jest łatwo zaimplementować właściwy proces pomiaru… to równie ciężka droga może nas czekać przy wyborze właściwego rozwiązania IT.

We wdrażaniu KPI może pomóc Ci firma Cogit. Oferujemy kompleksowe rozwiązania bi dopasowane do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Świadczymy usługi w obszarach takich jak controlling, czy też prognozowanie, dzięki temu dostarczamy danych ułatwiających zarządzanie firmą. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc, to skontaktuj się z nami drogą mailową info@cogit.pl lub zadzwoń pod numer telefonu +48 22 496 60 00.